Phần mềm kế toán là gì? Khái niệm – Công dụng – Phân loại

Việc phát triển phần mềm kế toán đã mang lại một sự thay đổi to lớn cho lĩnh vực tài chính – kế toán. Đây được coi là một bước đột phá quan trọng khi nó giúp cải thiện hiệu quả công việc của kế toán và nhà quản trị, đồng thời cung cấp các công cụ để đo lường và quản lý tình hình tài chính của công ty một cách tối ưu. Nhờ vào bài viết này, bạn sẽ hiểu rõ hơn về phần mềm kế toán và những loại phần mềm đang được sử dụng phổ biến hiện nay.

Phần mềm kế toán là gì? Khái niệm phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán là một ứng dụng đáng giá hỗ trợ xử lý các công việc của nhân viên kế toán. Với tính năng tự động và độ chính xác cao, phần mềm này giống như một “người trợ lý” giúp các kế toán viên thực hiện các thao tác nghiệp vụ kế toán thường ngày một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nó giúp kế toán viên nhập liệu, tính toán, tổng hợp, lên báo cáo, xuất dữ liệu và nhiều thao tác khác trong thời gian ngắn dựa trên dữ liệu đầu vào được cung cấp bởi nhân viên.

Ngoài ra, phần mềm kế toán cũng là công cụ đánh giá sức khỏe tài chính của một tổ chức thông qua các tính năng lập báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ hay dự báo dòng tiền. Nhờ đó, các nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả kinh doanh của công ty và đưa ra quyết định đúng đắn.

Phần mềm kế toán có thể đáp ứng được đầy đủ mọi nghiệp vụ từ cơ bản đến chuyên sâu, phù hợp cho mọi lĩnh vực, ngành nghề, từ quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, phần mềm kế toán ngày càng được cải tiến và đa dạng hóa với nhiều tính năng thông minh, giúp tối ưu hóa công tác kế toán và quản lý tài chính cho các doanh nghiệp.

Lợi ích tuyệt vời khi sử dụng phần mềm kế toán

Tự động hóa các thao tác kế toán thủ công

Một trong những lợi ích dễ nhìn thấy nhất của việc sử dụng phần mềm kế toán là tự động hóa các thao tác kế toán thủ công. Các thao tác nghiệp vụ được thực hiện một cách tự động từ các dữ liệu đầu vào do nhân viên kế toán nhập. Sau đó, các báo cáo, sổ sách… cũng sẽ tự động được tạo ra từ nguồn dữ liệu trên, giúp giảm bớt rất nhiều thao tác thủ công và nâng cao hiệu suất làm việc cho kế toán viên.

Tiết kiệm được nhiều loại chi phí

Công tác kế toán được tự động hóa nhanh gọn sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt được rất nhiều công đoạn rắc rối thường thấy khi làm thủ công như: xuất – nhập dữ liệu, quản trị – tìm kiếm tài liệu, bảo quản hóa đơn… Khi đã quy trình đã được vận hành trôi chảy, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản đáng kể. Bên cạnh đó, việc tăng năng suất làm việc của bộ phận kế toán sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí nhân lực cũng như các loại chi phí khác.

Giúp nhà quản lý đưa ra các dự báo và quyết định nhanh chóng, chính xác

Trong thị trường kinh doanh cạnh tranh và nhiều áp lực như hiện nay thì ai có thông tin nhanh hơn thì có khả năng chiến thắng cao hơn. Với việc sử dụng phần mềm kế toán, nhà quản trị sẽ luôn nắm được đầy đủ thông tin tài chính của doanh nghiệp khi cần thiết, từ đó hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả.

Xây dựng báo cáo dễ dàng, nhanh chóng hơn

Phần mềm kế toán có khả năng thống kê, xây dựng báo cáo theo yêu cầu của doanh nghiệp trong thời gian nhanh nhất. Ngoài ra, phần mềm còn có chức năng truy xuất tự động. Nếu nhân viên kế toán phải thực hiện các báo cáo thủ công, việc này sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức. Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp giảm thiểu thời gian và công sức để tạo ra các báo cáo và sổ sách. Các báo cáo trên phần mềm có thể xuất ra các file Excel, Word hoặc các định dạng khác thuận tiện cho việc in ấn. Việc xây dựng báo cáo đầy đủ, dễ dàng và nhanh chóng sẽ giúp cho nhân viên kế toán có thời gian để tập trung vào những công việc khác.

Công tác kế toán có tính kế thừa

Phần mềm kế toán sẽ giúp cho công tác kế toán được liên tục kể cả khi nhân sự kế toán có sự thay đổi. Nhân sự dù có mới nhưng vẫn có thể tìm lại dữ liệu cũ để nghiên cứu và nắm rõ tình hình mà không cần sự trợ giúp của người khác. Điều này giúp cho doanh nghiệp không phải lo lắng về việc mất đi các dữ liệu quan trọng khi có sự thay đổi về nhân sự kế toán.

Đảm bảo tính chính xác và minh bạch của dữ liệu

Phần mềm kế toán giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của dữ liệu tài chính của doanh nghiệp. Các dữ liệu được lưu trữ và xử lý bởi phần mềm kế toán sẽ giúp cho nhân viên kế toán đảm bảo rằng tất cả các dữ liệu đều được xử lý đúng và chính xác. Ngoài ra, các dữ liệu này cũng được truy cập và quản lý bởi các chức năng quản lý trên phần mềm, giúp cho doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch và chính xác của dữ liệu tài chính.

Tăng tính linh hoạt và tương tác

Phần mềm kế toán cũng giúp tăng tính linh hoạt và tương tác trong công tác kế toán. Việc sử dụng phần mềm giúp cho các dữ liệu được truy cập và quản lý một cách dễ dàng và nhanh chóng. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép các bên liên quan trên truy cập và xem các thông tin tài chính liên quan đến doanh nghiệp, giúp cho các quyết định được đưa ra dựa trên những thông tin đầy đủ và chính xác. Điều này giúp cho công tác kế toán trở nên tương tác và linh hoạt hơn, đồng thời giúp doanh nghiệp đạt được sự hiệu quả và tăng trưởng bền vững.

Như vậy, sử dụng phần mềm kế toán mang lại nhiều lợi ích về tự động hóa các thao tác kế toán, tiết kiệm chi phí, giúp quản lý đưa ra các quyết định nhanh chóng và chính xác, xây dựng báo cáo dễ dàng, nhanh chóng hơn, tăng tính kế thừa, đảm bảo tính chính xác và minh bạch của dữ liệu, cũng như tăng tính linh hoạt và tương tác. Tất cả các lợi ích trên đều giúp cho công tác kế toán trở nên nhanh chóng, chính xác, hiệu quả và bền vững hơn.

Các loại phần mềm kế toán thông dụng nhất hiện nay

Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, phần mềm kế toán đã trở thành một công cụ quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Trên thị trường có rất nhiều loại phần mềm kế toán, tuy nhiên chia theo cấu trúc thì có hai loại phần mềm chủ yếu: phần mềm đóng gói và phần mềm theo yêu cầu riêng.

Phần mềm đóng gói

Phần mềm đóng gói là phần mềm được đầu tư nghiên cứu, tổng hợp từ rất nhiều khảo sát nhu cầu thực tế các nghiệp vụ hoặc một số lĩnh vực nào đó của doanh nghiệp. Sau đó kết hợp với những chuẩn mực, nghiệp vụ đặc trưng để tập hợp thành những điểm chung và xây dựng nên một mô hình tổng thể.

Loại phần mềm này sẽ làm cho một lĩnh vực nào đó thật cụ thể hoặc có tính dùng chung rất cao để có thể phục vụ khách hàng trên quy mô lớn mà không phụ thuộc vào sự đặc thù của từng doanh nghiệp. Một số phần mềm kế toán đóng gói phổ biến trên thị trường hiện nay như: SIS, Fast, Sage, ABAS, SAP, Microsoft Dynamics, Oracle…

Phần mềm thiết kế theo yêu cầu riêng

Đây là loại phần mềm được nhà phát triển phần mềm thiết kế, xây dựng theo yêu cầu của từng khách hàng để thích ứng những đặc điểm, quy trình hoạt động mà doanh nghiệp đang áp dụng. Đây là loại phần mềm có tính tùy biến cao, phù hợp với những doanh nghiệp có quy trình, nghiệp vụ đặc thù, hoặc muốn có sự khác biệt so với các doanh nghiệp khác.

Với phần mềm kế toán thiết kế theo yêu cầu riêng, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh chức năng, giao diện, báo cáo… để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình. Tuy nhiên, việc thiết kế và triển khai phần mềm này thường tốn nhiều thời gian và chi phí

So sánh ưu, nhược điểm của hai loại phần mềm trên

Chia sẻ của chuyên gia về ưu và nhược điểm của phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong các doanh nghiệp hiện đại. Tuy nhiên, trong quá trình lựa chọn và sử dụng phần mềm này, các doanh nghiệp thường gặp phải khó khăn trong việc tìm hiểu và đánh giá ưu nhược điểm của phần mềm kế toán.

Vì vậy, chúng tôi đã tìm kiếm ý kiến của một chuyên gia kế toán về ưu và nhược điểm của phần mềm kế toán để giúp các doanh nghiệp có thêm thông tin để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp.

Phần mềm đóng gói

Ưu điểm

Phần mềm đóng gói là phần mềm được thiết kế để phục vụ nhiều doanh nghiệp khác nhau và có tính dùng chung cao. Theo chuyên gia kế toán, ưu điểm lớn nhất của phần mềm đóng gói là chi phí xây dựng phần mềm được phân bổ cho hàng nghìn khách hàng nên giá thường rẻ hơn so với phần mềm theo yêu cầu riêng.

Bên cạnh đó, phần mềm đóng gói cũng có tính cải tiến liên tục dựa vào phân tích phản hồi và những yêu cầu mới của khách hàng. Việc sử dụng phần mềm đóng gói cũng rất dễ dàng, ngay cả với những người không am hiểu kỹ thuật, và triển khai cũng rất nhanh gọn, không cần chờ đợi.

Nhược điểm

Tuy nhiên, phần mềm đóng gói cũng có nhược điểm, đó là không thể hỗ trợ 100% yêu cầu của các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất có tính đặc thù cao. Do phần mềm phục vụ số đông các doanh nghiệp với lĩnh vực khác nhau, nên có nhiều tính năng không sử dụng đến.

Phần mềm theo yêu cầu riêng

Ưu điểm

Phần mềm kế toán theo yêu cầu riêng là phần mềm được thiết kế, xây dựng theo yêu cầu của từng khách hàng để thích ứng những đặc điểm, quy trình hoạt động mà doanh nghiệp đang áp dụng. Theo chuyên gia kế toán, ưu điểm lớn nhất của phần mềm theo yêu cầu riêng là gần như giải quyết được hết yêu cầu từ phía doanh nghiệp. Ngoài ra, phần mềm này cũng được nhận sự hỗ trợ chu đáo trong quá trình triển khai ứng dụng và công tác bảo trì, nâng cấp phần mềm.

Nhược điểm

Tuy nhiên, phần mềm kế toán theo yêu cầu riêng cũng có nhược điểm là cần khảo sát tư vấn và xây dựng hệ thống, kéo theo thời gian triển khai để viết phần mềm lâu hơn so với phần mềm đóng gói. Chi phí làm phần mềm rất lớn nên kéo theo giá thành cao và chỉ có thể hỗ trợ yêu cầu công việc của doanh nghiệp ở một thời điểm nào đó, trong tương lai nếu có sự thay đổi trong cấu trúc, quy mô doanh nghiệp hay cách thức quản lý, việc sử dụng phần mềm này sẽ gặp nhiều hạn chế.

Tóm lại, để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp cho doanh nghiệp, cần phải đánh giá kỹ ưu và nhược điểm của cả hai loại phần mềm trên. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng các tính năng đặc thù cao, cần phải lựa chọn phần mềm kế toán theo yêu cầu riêng. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí và sử dụng phần mềm được cập nhật liên tục, thì phần mềm đóng gói là lựa chọn tốt nhất.

Một cách phân chia khác

Bên cạnh cách chia theo đặc tính, các phần mềm kế toán cũng có thể chia theo theo cách thức làm việc: Phần mềm online và phần mềm offline.

Trong lĩnh vực kế toán, đây là một công cụ quan trọng để quản lý tài chính và kinh doanh của một doanh nghiệp. Để đáp ứng nhu cầu sử dụng của người dùng, các phần mềm kế toán hiện nay được chia theo nhiều tiêu chí khác nhau. Ngoài cách chia theo đặc tính của phần mềm, như chức năng, tính năng, giá cả, thương hiệu, độ tin cậy, các phần mềm kế toán còn được chia theo cách thức làm việc: phần mềm online và phần mềm offline.

Phần mềm offline là phần mềm được cài đặt trực tiếp trên máy tính của người dùng và được sử dụng mà không cần kết nối internet. Người dùng có thể lưu trữ dữ liệu trên máy tính của mình hoặc trên các thiết bị lưu trữ khác. Tuy nhiên, với phần mềm offline, người dùng sẽ gặp khó khăn trong việc truy cập dữ liệu khi không có máy tính hoặc thiết bị lưu trữ của mình.

Trong khi đó, phần mềm online được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp và được truy cập thông qua internet. Với phần mềm này, người dùng có thể truy cập dữ liệu của mình bất cứ khi nào và ở bất cứ đâu, miễn là có kết nối internet. Tuy nhiên, phần mềm online đòi hỏi người dùng phải có một kết nối internet ổn định để truy cập dữ liệu và có thể bị giới hạn bởi băng thông internet hoặc các vấn đề liên quan đến bảo mật.

Nếu so sánh giữa phần mềm online và phần mềm offline, ta thấy rằng phần mềm online có nhiều ưu điểm hơn. Thứ nhất, phần mềm online giúp người dùng truy cập dữ liệu của mình bất cứ khi nào và ở bất cứ đâu, miễn là có kết nối internet. Thứ hai, phần mềm online có thể được cập nhật và bảo mật tự động từ nhà cung cấp, người dùng không cần phải lo lắng về vấn đề này. Thứ ba, phần mềm online giúp tiết kiệm chi phí cho người dùng vì không cần mua các thiết bị lưu trữ hoặc phần mềm riêng.

Tuy nhiên, phần mềm offline cũng có những ưu điểm riêng của nó. Thứ nhất, phần mềm offline cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu trên máy tính của mình hoặc trên các thiết bị lưu trữ khác, giúp tiết kiệm chi phí cho việc lưu trữ dữ liệu. Thứ hai, phần mềm offline không phụ thuộc vào kết nối internet, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tiện lợi hơn trong việc sử dụng.

Để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp, người dùng cần xác định nhu cầu và mục đích sử dụng của mình. Nếu người dùng cần truy cập dữ liệu từ bất cứ đâu và bất cứ khi nào, phần mềm online sẽ là lựa chọn tốt nhất. Nếu người dùng muốn lưu trữ dữ liệu trên máy tính của mình hoặc thiết bị lưu trữ khác, phần mềm offline sẽ phù hợp hơn.

Ngoài ra, người dùng cũng cần quan tâm đến các yếu tố khác như chức năng, tính năng, độ tin cậy và giá cả của phần mềm để có thể chọn được sản phẩm tốt nhất và phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

Trên đây là những thông tin về cách chia phần mềm kế toán theo cách thức làm việc. Việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp sẽ giúp người dùng quản lý tài chính và kinh doanh của mình hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu chi phí và tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Gợi ý các tiêu chí lựa chọn phần mềm phù hợp 

Sau khi đã tìm được loại phần mềm phù hợp với doanh nghiệp, Blog Phần Mềm Kế Toán muốn đề xuất cho bạn 5 tiêu chí quan trọng để lựa chọn một phần mềm kế toán tốt trước khi quyết định mua từ nhà cung cấp.

Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệp

Điều kiện đầu tiên của một phần mềm kế toán tốt là phải đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế của một doanh nghiệp. Phần mềm phải quản lý được đầy đủ các số liệu như: tiền mặt, tiền gửi, vật tư hàng hóa, xây lắp, sản xuất… Phù hợp với đặc thù của các loại hình, quy mô kinh doanh, các ngành nghề khác nhau như: Thương mại, dịch vụ, sản xuất…

Tốc độ xử lý nhanh

Tốc độ hoàn thành công việc là một trong những yếu tố quan trọng đối với kế toán. Một software chạy chậm không những đem lại sự không thoải mái cho người sử dụng mà còn gây ra những hậu quả không tốt cho doanh nghiệp.

Giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng

Một trong những câu hỏi đầu tiên kế toán viên nghĩ tới khi tìm kiếm một giải pháp phần mềm phù hợp là software này có dễ dùng hay không, tôi không rành về công nghệ liệu có sử dụng được không. Một phần mềm kế toán thông dụng phải hướng tới sự tiện lợi, đơn giản dễ sử dụng với bất kỳ ai nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ các tính năng tiện ích. Việc giao diện phức tạp, khó nhìn, quá nhiều chức năng không cần thiết rất dễ khiến người sử dụng bị nhầm lẫn, khó nắm bắt khi tìm kiếm các tính năng của phần mềm.

Nhà cung cấp có đủ kinh nghiệm hoạt động

Thời gian hoạt động là một tiêu chí quan trọng để nói lên độ bền vững và mức độ uy tín của nhà cung cấp. Khách hàng mua phần mềm kế toán để sử dụng trong nhiều năm chứ không chỉ dùng ngắn hạn rồi bỏ. Theo yêu cầu của cơ quan thuế thì chứng từ, sổ sách kế toán phải lưu trữ 10 năm mới được quyền tiêu huỷ. Khi xem xét số liệu kế toán thường xem chủ yếu bằng software nên phần mềm cũng nên giữ sử dụng trong thời gian tương ứng. Chưa kể, thâm niên hoạt động lâu năm cũng là điểm cộng của đơn vị cung cấp vì họ là những người am hiểu rõ nét về thị trường, có thời gian dài nghiên cứu, phân tích nghiệp vụ kế toán cũng như hành vi sử dụng software trong công việc nên ngày càng giải quyết được những nhu cầu của người dùng.

Hỗ trợ từ đơn vị cung cấp phần mềm

Nếu lựa chọn một nhà cung cấp không uy tín thì doanh nghiệp rất khó để có thể nhận được sự hỗ trợ tốt nhất. Vì thế, nhà quản lý nên quan tâm đến tần suất cập nhật software. Hành động đó thể hiện sự chăm chút của nhà phát triển với sản phẩm của mình. Người hưởng lợi không ai khác chính là những người sử dụng. Tiếp đến là đội ngũ tổng đài hỗ trợ. Khách hàng sẽ an tâm sử dụng software hơn khi biết rằng đội ngũ hỗ trợ luôn tư vấn 24/7, hướng dẫn hay xử lý các vấn đề xảy ra của phần mềm.