Kế toán thanh toán trong doanh nghiệp: Khái niệm và chi tiết nghiệp vu

Bạn đang tìm hiểu về kế toán thanh toán trong doanh nghiệp? Nếu vậy, bạn đến đúng nơi rồi đấy! Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết về khái niệm kế toán thanh toán, những quy trình cần thiết để thực hiện kế toán thanh toán một cách chính xác, và những lợi ích mà việc kế toán thanh toán đem lại cho doanh nghiệp của bạn. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng sẽ chia sẻ những điều cần lưu ý khi thực hiện kế toán thanh toán để tránh các rủi ro phát sinh. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp hoặc nhân viên kế toán, bài viết này sẽ rất hữu ích để giúp bạn nắm bắt được những thông tin quan trọng về kế toán thanh toán. Hãy cùng đọc và tìm hiểu thêm nhé!

Hiểu rõ về khái niệm “Kế toán thanh toán”

Kế toán thanh toán là quá trình ghi nhận và thực hiện các chứng từ liên quan đến thu chi tiền mặt hoặc chuyển khoản trong doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán thanh toán là đảm bảo các giao dịch thanh toán được thực hiện đầy đủ, chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Công việc của kế toán thanh toán còn liên quan đến việc lập các báo cáo tài chính và sổ sách kế toán phù hợp với quy định, giúp quản lý doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính và kinh doanh của công ty.

• Nếu khách hàng thanh toán trực tiếp, họ sẽ điền đầy đủ thông tin vào giấy đề nghị nộp tiền và nộp cho phòng kế toán. Sau khi kiểm tra lại thông tin, nhân viên phòng kế toán sẽ lập phiếu thu và đưa cho khách hàng mang tiền nộp cho thủ quỹ. Khi thủ quỹ đã thu đủ tiền, họ sẽ ký tên và đóng dấu đã thu tiền. Căn cứ vào phiếu thu, phòng kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp phải thu khách hàng.
• Nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng, sau khi gửi tiền vào tài khoản ngân hàng, ngân hàng sẽ gửi giấy báo có về cho công ty. Căn cứ vào giấy báo có, phòng kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp phải thu khách hàng.
• Sau khi hàng hóa đến tay khách hàng, họ sẽ kiểm tra chất lượng và số lượng. Nếu số lượng hàng hóa đáp ứng đúng yêu cầu trong hợp đồng, khách hàng sẽ chấp nhận thanh toán. Những sản phẩm không đáp ứng được yêu cầu sẽ được gửi trả lại cho công ty.
• Căn cứ vào hóa đơn GTGT, số lượng hàng hóa khách hàng chấp nhận và số lượng hàng hóa bị trả lại, công ty sẽ tiến hành ghi vào sổ doanh thu và khoản hàng bán bị trả lại để giảm trừ doanh thu. Sau đó, công ty sẽ lập các khoản phải thu tương ứng với từng khách hàng.

Công việc của Kế toán thanh toán trong doanh nghiệp là gì?

Công việc của kế toán thanh toán là rất đa dạng và phức tạp, đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác trong mọi thao tác để đảm bảo các khoản thu chi được quản lý một cách hiệu quả và chính xác. Thông thường, kế toán thanh toán sẽ thực hiện các công việc:

Quản lý các khoản thu

• Quản lý các khoản thu: Kế toán thanh toán thực hiện các nghiệp vụ thu tiền của các cổ đông, thu hồi công nợ, thu tiền từ ngân hàng và các khoản thu khác. Việc quản lý khoản thu được thực hiện một cách chính xác và đúng thời hạn giúp doanh nghiệp đảm bảo dòng tiền luôn thông suốt.
• Theo dõi tiền gửi ngân hàng: Kế toán thanh toán theo dõi và cập nhật thông tin về tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp, đảm bảo các khoản tiền gửi được quản lý và sử dụng một cách hiệu quả.
• Theo dõi công nợ: Kế toán thanh toán theo dõi và đôn đốc thu hồi nợ của cổ đông, khách hàng, nhân viên để đảm bảo tình hình công nợ được kiểm soát và quản lý một cách chặt chẽ.
• Theo dõi việc thanh toán thẻ của khách hàng: Kế toán thanh toán theo dõi việc thanh toán thẻ của khách hàng, kiểm tra tính chính xác và đúng thời hạn của các giao dịch thanh toán thẻ.
• Quản lý các chứng từ liên quan đến thu chi: Kế toán thanh toán quản lý và lưu trữ các chứng từ liên quan đến thu chi, bao gồm hóa đơn, phiếu chi, phiếu thu, giấy báo có và các tài liệu khác. Việc quản lý các chứng từ này giúp doanh nghiệp có được bằng chứng về các khoản thu chi, đồng thời hỗ trợ cho việc lập báo cáo tài chính và sổ sách kế toán.

Quản lý các khoản chi

• Lập kế hoạch thanh toán hàng tháng, hàng tuần với nhà cung cấp: Nhân viên kế toán thanh toán lập kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp để đảm bảo đủ tiền thanh toán cho các khoản mua hàng hàng tháng hoặc hàng tuần.
• Chủ động liên hệ với nhà cung cấp: Nếu kế hoạch thanh toán không đảm bảo, nhân viên kế toán thanh toán chủ động liên hệ với nhà cung cấp để giải quyết vấn đề.
• Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán tiền mặt hoặc qua ngân hàng cho nhà cung cấp: Nhân viên kế toán thanh toán trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ thanh toán tiền mặt hoặc qua ngân hàng cho nhà cung cấp, bao gồm đối chiếu công nợ, nhận hoá đơn, xem xét phiếu đề nghị thanh toán, lập phiếu chi và các thủ tục liên quan khác.
• Thực hiện các nghiệp vụ chi nội bộ: Nhân viên kế toán thanh toán thực hiện các nghiệp vụ chi nội bộ như lương, thanh toán mua hàng ngoài và các khoản chi khác.
• Theo dõi nghiệp vụ tạm ứng: Nhân viên kế toán thanh toán theo dõi và thực hiện các nghiệp vụ tạm ứng cho nhân viên hoặc các bộ phận trong công ty, đảm bảo các khoản tạm ứng được quản lý và sử dụng đúng mục đích.

Kiểm soát hoạt động của thu ngân

• Trực tiếp nhận các chứng từ liên quan từ bộ phận thu ngân: Nhân viên kế toán thanh toán tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ từ bộ phận thu ngân.
• Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ của thu ngân: Nhân viên kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ từ bộ phận thu ngân, đảm bảo các chứng từ đầy đủ, chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
• Kiểm soát các chứng từ của thu ngân trong trường hợp hệ thống PDA không hoạt động: Nhân viên kế toán thanh toán kiểm soát các chứng từ của thu ngân trong trường hợp hệ thống PDA (Point of Sale) không hoạt động, đảm bảo các chứng từ được quản lý và sử dụng một cách chính xác.

Theo dõi việc quản lý quỹ tiền mặt

• Kết hợp với thủ quỹ thực hiện nghiệp vụ thu chi theo quy định: Nhân viên kế toán thanh toán phối hợp chặt chẽ với thủ quỹ để thực hiện nghiệp vụ thu chi theo quy định của công ty và pháp luật hiện hành.
• In báo cáo tồn quỹ, tiền mặt hàng ngày cho Giám đốc: Nhân viên kế toán thanh toán thường xuyên in báo cáo tồn quỹ và tiền mặt hàng ngày để báo cáo cho Giám đốc về tình hình quản lý dòng tiền trong công ty.
• Đối chiếu kiểm tra tồn quỹ cuối ngày với thủ quỹ: Nhân viên kế toán thanh toán đối chiếu và kiểm tra tồn quỹ cuối ngày với thủ quỹ để đảm bảo rằng số tiền trong quỹ được quản lý và sử dụng đúng cách.

Nhiệm vụ của Kế toán thanh toán

Kế toán thanh toán là một trong những vị trí quan trọng trong một doanh nghiệp, đảm bảo việc quản lý dòng tiền và các khoản chi trở nên chính xác và hiệu quả. Để thực hiện tốt công việc của mình, nhân viên kế toán thanh toán cần phải có những kỹ năng và kiến thức đa dạng, phong phú và không ngừng cập nhật theo thời gian để đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp và khách hàng.

Một trong những kiến thức quan trọng nhất của kế toán thanh toán là về pháp luật kế toán và thuế. Kế toán thanh toán cần phải nắm vững và áp dụng đúng các quy định pháp luật liên quan đến quản lý dòng tiền, các khoản chi và thu, từ đó đảm bảo việc quản lý tài chính của doanh nghiệp được thực hiện chính xác và đúng pháp luật. Ngoài ra, kế toán thanh toán cũng cần phải có kiến thức về các quy định liên quan đến tài chính, tiền lương, thuế, bảo hiểm xã hội và các vấn đề khác liên quan đến tài chính doanh nghiệp.

Kế toán thanh toán cũng cần phải có kỹ năng quản lý dòng tiền tốt. Kỹ năng này bao gồm việc quản lý các khoản thu, chi và quản lý tài chính doanh nghiệp một cách cân đối, đồng thời tránh các rủi ro tài chính. Kế toán thanh toán cũng cần phải có kỹ năng đọc và phân tích các báo cáo tài chính của doanh nghiệp để đưa ra các quyết định quản lý tài chính một cách chính xác.

Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng không thể thiếu của kế toán thanh toán. Nhân viên kế toán thanh toán cần phải có khả năng giao tiếp tốt, liên lạc và làm việc với các đối tác bên ngoài như nhà cung cấp, khách hàng, ngân hàng và các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Việc giao tiếp tốt giúp kế toán thanh toán xây dựng được mối quan hệ tốt với các đối tác, tạo sự tin tưởng và cộng tác hiệu quả. Đồng thời, kế toán thanh toán cần có khả năng thuyết phục, đàm phán để giúp doanh nghiệp đạt được những thỏa thuận tốt nhất với các đối tác.

Kế toán thanh toán cũng cần phải có kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin để quản lý dòng tiền và thực hiện các nghiệp vụ kế toán thanh toán một cách chính xác và hiệu quả. Kế toán thanh toán cần phải biết sử dụng các phần mềm kế toán và các công cụ công nghệ thông tin khác để thực hiện công việc của mình một cách chuyên nghiệp.

Cuối cùng, kế toán thanh toán cần phải có kỹ năng quản lý thời gian tốt để đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ kế toán thanh toán đúng thời gian và đáp ứng được yêu cầu của công ty và khách hàng. Kỹ năng quản lý thời gian tốt giúp kế toán thanh toán có thể phân bổ thời gian một cách hợp lý để hoàn thành các nhiệm vụ và đảm bảo độ chính xác và hiệu quả của công việc.

Quy trình làm việc của Kế toán thanh toán

Quy trình làm việc của kế toán thanh toán gồm các bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận các chứng từ thanh toán

Khi các bộ phận trong công ty hoặc đối tác bên ngoài thực hiện các giao dịch thanh toán, họ sẽ lập các chứng từ thanh toán như hóa đơn, phiếu chi, phiếu thu, bảng kê, báo cáo công nợ,… và gửi cho kế toán thanh toán để tiếp nhận và xử lý. Kế toán thanh toán sẽ tiếp nhận các chứng từ này và kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ thông tin, phù hợp với quy định của pháp luật và chính sách nội bộ của công ty. Nếu các chứng từ này đáp ứng được các yêu cầu trên thì kế toán thanh toán sẽ tiến hành hạch toán vào hệ thống kế toán. Nếu các chứng từ không đáp ứng được các yêu cầu trên thì kế toán thanh toán sẽ trả lại cho bộ phận lập chứng từ để yêu cầu điều chỉnh hoặc bổ sung thông tin. Điều quan trọng trong bước tiếp nhận các chứng từ thanh toán là đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của các thông tin liên quan đến giao dịch thanh toán, tránh những sai sót trong quá trình hạch toán và đảm bảo tính chính xác trong kết quả cuối cùng.

Bước 2: Tiến hành hạch toán chi phí và công nợ

Sau khi nhận được hợp đồng và các chứng từ liên quan, kế toán thanh toán tiến hành hạch toán các khoản chi phí và công nợ. Đầu tiên, kế toán sẽ kiểm tra tính hợp lệ, chính xác của các chứng từ, bao gồm hóa đơn, biên lai, phiếu chi, phiếu thu và các tài liệu liên quan khác. Sau đó, kế toán sẽ phân loại các khoản chi phí và công nợ theo từng đối tượng, từng nghiệp vụ thanh toán, và thực hiện hạch toán các khoản này vào các tài khoản tương ứng trong sổ sách kế toán.

Cụ thể, các bước trong quá trình hạch toán chi phí và công nợ bao gồm:

• Kiểm tra tính hợp lệ, chính xác của các chứng từ liên quan, bao gồm hóa đơn, biên lai, phiếu chi, phiếu thu và các tài liệu liên quan khác.
• Phân loại các khoản chi phí và công nợ theo từng đối tượng, từng nghiệp vụ thanh toán, và thực hiện hạch toán các khoản này vào các tài khoản tương ứng trong sổ sách kế toán.
• Kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của các thông tin về số tiền, đối tượng, nội dung chi tiêu, thời gian thanh toán và các thông tin khác liên quan.
• Lưu trữ các chứng từ, tài liệu liên quan đến các khoản chi phí và công nợ, đảm bảo tính bảo mật, dễ dàng truy xuất và kiểm tra sau này.
• Tổng hợp và lập các báo cáo, biểu đồ thống kê về các khoản chi phí và công nợ, cung cấp thông tin quan trọng cho việc quản lý tài chính, hoạt động kinh doanh của đơn vị.

Quá trình hạch toán chi phí và công nợ là bước quan trọng trong quy trình kế toán thanh toán, đảm bảo việc quản lý chi phí và công nợ được thực hiện chính xác, kịp thời và hiệu quả.

Bước 3: Hạch toán và lập báo cáo thanh toán

Sau khi kiểm tra và xác nhận tính chính xác của các chứng từ, kế toán thanh toán tiến hành hạch toán các khoản chi tiêu và nợ phải trả theo quy định của pháp luật và chính sách của đơn vị.

Các nghiệp vụ thanh toán như chi tiền mua hàng, chi tiền mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí nhân viên, chi phí mua hàng ngoài… được hạch toán theo quy trình của từng đơn vị. Sau đó, kế toán thanh toán lập các báo cáo, biên lai, phiếu chi, phiếu thu… để minh bạch, rõ ràng và tiện lợi cho việc quản lý và kiểm soát chi tiêu của đơn vị.

Ngoài ra, kế toán thanh toán còn phải lưu trữ, quản lý chứng từ, báo cáo, tài liệu liên quan đến công việc của mình theo quy định của pháp luật và đơn vị. Đảm bảo tính bảo mật và đúng quy trình để dễ dàng truy xuất thông tin khi cần thiết.

Bước 4: Xử lý các khoản chi phí và thanh toán

Sau khi các chứng từ đã được xác nhận và kiểm tra, kế toán thanh toán sẽ tiến hành xử lý các khoản chi phí. Việc này bao gồm:

• Hạch toán các khoản chi phí như lương, phụ cấp, tiền điện nước, tiền điện thoại, tiền internet, tiền văn phòng phẩm, tiền đi lại, tiền ăn uống…
• Lập bảng tính chi phí để theo dõi tổng số chi phí trong thời gian cụ thể.
• Kiểm tra tính hợp lý và chính xác của các khoản chi phí, đối chiếu với các thông tin đăng ký từ phía nhà cung cấp hoặc đơn vị bán hàng.
• Lập danh sách các khoản thanh toán và thực hiện thanh toán theo phương thức đã thống nhất trước đó, bao gồm: thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản qua ngân hàng, thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc sử dụng các phương thức thanh toán khác tùy theo thỏa thuận của đối tác.
• Theo dõi và cập nhật tình hình thanh toán cho các đối tác liên quan.

Việc xử lý các khoản chi phí và thanh toán đòi hỏi kế toán thanh toán phải thận trọng và chính xác, đảm bảo tính hợp lý và minh bạch của các khoản chi phí và thanh toán.

Bước 5: Thực hiện thanh toán và lập báo cáo

Sau khi hoàn thành quy trình kiểm tra và phê duyệt, kế toán thanh toán sẽ tiến hành thanh toán cho các đối tượng liên quan như nhà cung cấp, nhân viên, khách hàng… bằng các phương thức thanh toán như chuyển khoản, tiền mặt, thẻ tín dụng…

Sau khi thanh toán, kế toán thanh toán sẽ lập báo cáo tổng hợp chi tiêu và công nợ của đơn vị để đánh giá hiệu quả và tình hình tài chính của đơn vị. Báo cáo này cũng cần được cập nhật định kỳ để quản lý có thể theo dõi, điều chỉnh và đưa ra các quyết định phù hợp cho hoạt động của đơn vị.

Bước 6: Lập báo cáo và kiểm tra

Sau khi đã thực hiện các bước trên, kế toán thanh toán cần lập báo cáo tổng hợp các khoản chi, thu và công nợ trong kỳ kế toán đó. Báo cáo này bao gồm các thông tin như tổng số tiền chi, thu, số tiền còn lại trong quỹ, số tiền nợ phải thu hoặc phải trả của đơn vị.

Sau khi lập báo cáo, kế toán thanh toán cần kiểm tra kỹ các thông tin trong báo cáo để đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót trong quá trình thanh toán. Nếu phát hiện sai sót, kế toán thanh toán cần phải sửa chữa và lập lại báo cáo.

Cuối cùng, kế toán thanh toán cần lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan đến quá trình thanh toán, bao gồm các hóa đơn, phiếu chi, phiếu thu, bảng kê chi tiết các khoản thu, chi và công nợ, để đáp ứng yêu cầu của pháp luật và tiện cho việc kiểm tra, theo dõi, kiểm toán sau này.

Bước 7: Lập báo cáo tổng hợp

Sau khi hoàn thành quy trình thanh toán, kế toán thanh toán sẽ lập báo cáo tổng hợp để cập nhật tình hình chi tiêu của đơn vị. Báo cáo này sẽ bao gồm các thông tin sau:

• Tổng số tiền đã chi tiêu cho các khoản thanh toán.
• Danh sách các khoản thanh toán đã được thực hiện, bao gồm người nhận thanh toán, số tiền thanh toán và mục đích thanh toán.
• Danh sách các khoản phải thu và phải trả của đơn vị.

Báo cáo tổng hợp này sẽ giúp cho đơn vị có thể kiểm soát được chi tiêu của mình, từ đó đưa ra các quyết định phù hợp để tối ưu hóa chi phí và tăng cường hiệu quả hoạt động.

Bước 8: Lưu trữ và báo cáo

Sau khi hoàn tất các bước trên, kế toán thanh toán cần tiến hành lưu trữ các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ thanh toán, bao gồm các hoá đơn, biên bản giao nhận hàng hóa, bảng kê chi phí, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu chi, phiếu thu, phiếu tạm ứng và các tài liệu khác.

Các chứng từ này cần được sắp xếp và lưu trữ theo đúng thứ tự và theo quy định của pháp luật. Kế toán thanh toán cần đảm bảo tính toàn vẹn, chính xác và bảo mật của các chứng từ.

Ngoài việc lưu trữ, kế toán thanh toán còn có nhiệm vụ thường xuyên báo cáo về tình hình thanh toán của đơn vị. Báo cáo này cần cung cấp thông tin chi tiết về các khoản phải thu, phải trả, các khoản tạm ứng và các khoản thanh toán khác của đơn vị.

Thông tin này giúp cho các nhà quản lý và cấp trên có được cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của đơn vị và đưa ra các quyết định phù hợp để quản lý tài chính một cách hiệu quả.

Bước 9: Lập báo cáo và chứng từ thanh toán

Sau khi hoàn thành quá trình kiểm tra, hạch toán và thanh toán các khoản nợ phải trả, kế toán thanh toán cần lập các báo cáo và chứng từ thanh toán để bảo đảm tính chính xác và minh bạch trong quá trình thanh toán.

Trong bước này, kế toán thanh toán sẽ lập báo cáo thanh toán như bảng kê chi tiết các khoản thanh toán, biên bản nghiệm thu công trình (nếu có), phiếu xuất kho (nếu có) và các chứng từ liên quan khác. Đối với các khoản thanh toán bằng tiền mặt, kế toán thanh toán cần lập phiếu chi và thu, và đối với các khoản thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng, kế toán thanh toán cần lập các chứng từ liên quan như phiếu giao dịch, phiếu chuyển tiền.

Sau khi lập các báo cáo và chứng từ thanh toán, kế toán thanh toán cần lưu trữ chúng vào hệ thống tài liệu kế toán của đơn vị để phục vụ cho việc kiểm tra và giám sát trong tương lai.

Mức lương nhân viên Kế toán thanh toán

Mức lương của kế toán thanh toán thường được xác định dựa trên nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm trình độ, năng lực, kinh nghiệm và quy mô doanh nghiệp hoặc khu vực làm việc. Ngoài ra, chế độ đãi ngộ của từng công ty cũng có thể ảnh hưởng đến mức thu nhập của kế toán thanh toán:

• Trình độ chuyên môn là một trong những yếu tố quan trọng nhất định năng lực và mức lương của kế toán thanh toán. Những kế toán thanh toán có bằng cử nhân hoặc cao hơn trong ngành kế toán, kiểm toán, tài chính sẽ có cơ hội tuyển dụng và mức lương cao hơn so với những người không có bằng cấp tương đương.
• Ngoài trình độ, kinh nghiệm là một yếu tố quan trọng khác để xác định mức lương của kế toán thanh toán. Những kế toán thanh toán có kinh nghiệm làm việc trong ngành từ 2 năm trở lên sẽ được trả lương cao hơn so với những người mới ra trường hoặc có ít kinh nghiệm.
• Mức lương của kế toán thanh toán cũng phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp hoặc khu vực làm việc. Các doanh nghiệp lớn thường có chi phí tài chính cao hơn, do đó có thể trả lương cao hơn cho nhân viên kế toán thanh toán. Trong khi đó, những công ty/doanh nghiệp nhỏ có thể không có ngân sách tài chính lớn, do đó mức lương của nhân viên kế toán thanh toán sẽ thấp hơn so với các công ty lớn. Tuy nhiên, điều này phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau và có thể thay đổi tùy thuộc vào tình hình thị trường và các chính sách đãi ngộ của từng công ty.

Theo thống kê của VietnamSalary.vn, mức lương của kế toán thanh toán hiện nay dao động trong khoảng 5 – 7 triệu đồng/tháng đối với nhân viên mới ra trường, chưa có kinh nghiệm hoặc làm việc tại các công ty/doanh nghiệp nhỏ. Đối với những ai có kinh nghiệm từ 2 năm trở lên ở vị trí kế toán thì thu nhập khoảng 7 – 9 triệu đồng/tháng. Nhiều vị trí kế toán kiêm nhiệm có mức thu nhập lên đến 15 triệu đồng/tháng. Điều quan trọng là không nên dừng lại ở mức lương hiện tại mà cần tiếp tục nâng cao kỹ năng, kiến thức để đạt được mức lương cao hơn trong tương lai. Ngoài ra, việc tìm kiếm và tham gia các khóa học, chứng chỉ liên quan đến ngành kế toán cũng giúp nâng cao năng lực và thu nhập của kế toán thanh toán.

Tài khoản sử dụng chính khi thực hiện công việc của Kế toán thanh toán

Tài khoản sử dụng chính khi thực hiện công việc của kế toán thanh toán bao gồm các tài khoản liên quan đến quản lý dòng tiền và các khoản chi trong doanh nghiệp. Các tài khoản này bao gồm tài khoản ngân hàng, tài khoản tiền mặt, tài khoản phải thu, tài khoản phải trả, tài khoản mua hàng ngoài, tài khoản chi phí nhân viên và tài khoản khác liên quan đến chi phí hoạt động kinh doanh. Các tài khoản này được sử dụng để thực hiện các nghiệp vụ quản lý tài chính, bao gồm thu tiền, chi tiền, quản lý công nợ, quản lý chi phí và các khoản chi khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán thanh toán cần phải nắm vững các tài khoản này và sử dụng chúng một cách chính xác để đảm bảo việc quản lý dòng tiền và các khoản chi trở nên chính xác và hiệu quả.

Một số nghiệp vụ thanh toán

Nghiệp vụ kế toán thanh toán tạm ứng

Các loại tài khoản sử dụng:

TK 312 “ Tạm ứng”: Phản ánh các khoản tạm ứng và tình hình thanh toán tạm ứng của công chức, viên chức trong nội bộ đơn vị.

Kết cấu

Bên Nợ: các khoản tiền đã tạm ứng trong kỳ.

Bên Có:

• Các khoản tạm ứng đã được thanh toán;
• Số tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương;
• Số dư bên nợ: Số tiền tạm ứng chưa thanh toán.

Nguyên tắc quản lý

Các nguyên tắc quản lý trong việc tạm ứng của kế toán thanh toán là rất quan trọng để đảm bảo việc sử dụng tài chính đúng cách và hiệu quả. Theo đó, chỉ có cán bộ, viên chức thuộc danh sách lương của đơn vị mới được cấp chi tạm ứng, và phải đảm bảo khả năng hoàn ứng khi đến hạn. Các khoản tạm ứng chỉ được cấp trên cơ sở lệnh chi của thủ trưởng hoặc kế toán trưởng trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Tiền tạm ứng phải được chi trên cơ sở chứng từ hợp lý, hợp lệ và chỉ được tạm ứng cho các đối tượng đã thực hiện thanh toán đúng quy định các lần tạm ứng trước đó. Ngoài ra, việc theo dõi, sử dụng và thanh toán tiền tạm ứng cũng phải đảm bảo đúng mục đích và đúng hạn để tránh các rủi ro và thiếu sót trong quá trình sử dụng tài chính.

Nhiệm vụ của kế toán thanh toán trong công tác tạm ứng

• Theo dõi, phản ánh số tiền tạm ứng từ các chứng từ gốc hợp lý, hợp pháp để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
• Ghi chép nghiệp vụ tạm ứng theo lần tạm ứng, đối tượng tạm ứng trên sổ kế toán chi tiết, tổng hợp để quản lý và giám sát việc sử dụng tiền tạm ứng.
• Thực hiện nghiêm ngặt công tác quản lý giám sát số tiền tạm ứng từ khi chi tới lúc thanh toán để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính.
• Báo cáo thường xuyên tình hình chi tiêu thanh toán tạm ứng trong đơn vị để cung cấp thông tin hữu ích cho các bộ phận liên quan trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị.

Phương pháp kế toán

Xuất tiền hoặc vật tư tạm ứng cho viên chức, nhân viên:

• Nợ TK 312: Tạm ứng
• Có TK 111, 112, 152, 153…

Thanh toán số chi tạm ứng trên cơ sở bảng thanh toán tạm ứng theo số thực chi do người nhận tạm ứng lập kèm theo chứng từ gốc:

• Nợ TK 152, 155, 241…
• Nợ TK 661, 662, 635, 631…
• Có TK 312: Tạm ứng

Các khoản tạm ứng chi không hết, nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương:

• Nợ TK 111: Tiền mặt
• Nợ TK 334: Phải trả viên chức
• Có TK 312: Tạm ứng

Nghiệp vụ kế toán thanh toán với Công nhân viên chức & các đối tượng khác

Các lọai tài khoản sử dụng:

TK 334 – Phải trả viên chức

Được sử dụng để theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản khác với công chức, viên chức trong đơn vị.

Kết cấu

Bên Nợ:

• Các khoản khấu trừ vào tiền lương, sinh hoạt phí, học bổng của công nhân viên và các đối tượng khác trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
• Tiền lương và các khoản khác đã trả cho công nhân viên và các đối tượng khác.

Bên Có: Tiền lương và các khoản khác phải trả cho công nhân viên và các đối tượng khác.

• Dự nợ (nếu có): số trả thừa cho công nhân viên và các đối tượng khác.
• Dư có: Số tiền lương và các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên và đối tượng khác.

TK 334 có 2 tài khoản cấp 2:

• TK 3341 – phải trả công chức, viên chức: phản ánh các khoản phải trả cán bộ, công chức, viên chức là các đối tượng thuộc danh sách tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định hiện hành của pháp luật về bảo hiểm xã hội.
• TK 3348 – phải trả người lao động khác: phản ánh các khoản phải trả người lao động khác là các đối tượng không thuộc danh sách tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định hiện hành của pháp luật về bảo hiểm xã hội.

TK 332 – Các khoản phải nộp theo lương

Phản ánh tình hình trích lập và sử dụng các khoản trích theo lương tại đơn vị

Bên Nợ: Kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội đã nộp.

Bảo hiểm xã hội trả trực tiếp cho các đối tượng trong đơn vị.

Bên Có: Trích kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội theo lương.

Số tiền bảo hiểm xã hội được cơ quan bảo hiểm cấp để chi trả cho các đối t\ựng được hưởng bảo hiểm xã hội tại đơn vị.

Dư Có: Số còn phải nộp cơ quan quản lý quỹ,

Dư Nợ (nếu có): Nộp thừa hoặc vượt chi chưa được cấp bù.

TK 332 có các TK chi tiết:

• TK 3321 – bảo hiểm xã hội: tình hình lập, nộp và chi trả Bảo hiểm xã hội.
• TK 3322 – bảo hiểm y tế: tình hình lập, nộp và chi trả Bảo hiểm xã hội.
• TK 3323 – kinh phí công đoàn: tình hình lập, nộp và sử dụng kinh phí công đoàn.
• TK 3324 – bảo hiểm thất nghiệp:  tình hình lập, nộp và sử dụng bảo hiểm thất nghiệp.

Phương pháp kế toán

Tính tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp phải trả công, nhân viên:

• Nợ TK 635: Chi theo đơn đặt hàng của nhà nước.
• Nợ TK 631: Chi hoạt động sản xuất kinh doanh
• Nợ TK 661: Chi hoạt động
• Nợ TK 662: Chi dự án
• Có TK 334: Phải trả viên chức

Bảo hiểm xã hội trả thay lương: Nợ TK 3321, Có TK 334.

Khấu trừ vào lương các khoản tạm ứng, thuế thu nhập cá nhân, tiền nước, điện, tiền nhà…

• Nợ TK 334: phải trả viên chức
• Có TK 312: tạm ứng
• Có TK 3337
• Có TK 3118…

Thanh toán tiền lương, thưởng, học bổng, sinh hoạt phí cho cán bộ

• Nợ TK 334: phải trả viên chức
• Có TK 111, 112
• Có TK 461, 462: nếu rút dự toán chi lương

Trích các khoản trích theo lương căn cứ vào bảng thanh toán lương

• Nợ TK 611: Chi hoạt động
• Nợ TK662: chi dự án
• Nợ TK 631: chi hoạt động sản xuất kinh doanh
• Nợ TK 334
• Có TK: 3321, 3322, 3323, 3324

Đơn vị chuyển tiền nộp bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn hoặc mua thẻ bảo hiểm y tế

• Nợ TK 3321, 3322, 3323, 3324 – Các khoản phải nộp theo lương
• Có TK 111: Tiền mặt
• Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc
• Có TK 461, 462 (rút dự toán nộp BHXH, BHYT)

Khi nhận tiền của cơ quan bảo hiểm xã hội cấp bù:

• Nợ TK 111, 112
• Có TK 3321

Chi tiêu kinh phí công đoàn tại cơ sở:

• Nợ TK 3323
• Có TK 111, 112.

Tiền phạt nộp chậm bảo hiểm

• Nợ TK 3118
• Có TK 332

Nghiệp vụ kế toán các khoản phải thu của khách hàng

Tài khoản sử dụng

TK 311 – các khoản phải thu: phản ánh các khoản phải thu và tình hình thanh toán các khoản phait thu đối với khách hàng, đơn vị, cá nhân trong và ngoài đơn vị

Kết cấu:

Bên nợ:

• Các khoản phải thu với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, thanh lý vật tư, nhượng bán, tài sản cố định…
• Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
• Giá trị tài sản thiếu hụt…

Bên có: Số tiền đã thu của khách hàng

• Số tiền ứng, trả trước của khách hàng
• Số tiền thuế Giá trị gia tăng đầu vào đã khấu trừ
• Số tiền đã thu về bồi thường vật chất…

Số dư bên nợ: các khoản còn phải thu.

Tài khoản 331 chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2:

• TK 3111 – phải thu của khách hàng
• TK 3113 – thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
• TK 3118 – phải thu khác

Nhiệm vụ kế toán các khoản phải thu

Để đảm bảo quản lý tốt các khoản phải thu, kế toán thanh toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau đây:

• Theo dõi và ghi nhận chi tiết cho từng đối tượng phải thu, bao gồm đơn đặt hàng, lần thanh toán, để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
• Ghi nhận chi tiết từng nghiệp vụ thanh toán đối với các khoản nợ phải thu của đơn vị. Số nợ phải thu của đơn vị trên tài khoản tổng hợp phải bằng tổng số nợ phải thu trên tài khoản chi tiết của các con nợ, đảm bảo tính đồng bộ và nhất quán trong quản lý nợ phải thu.
• Chi tiết hóa các khoản nợ phải thu của đơn vị bằng vàng, bạc, đá quý, phân loại cho từng đối tượng theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị, giúp đơn vị quản lý và kiểm soát dễ dàng hơn.
• Phân loại các khoản nợ phải thu theo từng đối tượng và theo thời hạn thanh toán trong kế toán chi tiết, giúp đơn vị đưa ra kế hoạch quản lý và thanh toán hiệu quả hơn.

Phương pháp kế toán

Khi bán sản phẩm hàng hóa, dịch vụ của hoạt động sản xuất kinh doanh:

• Nợ TK 3111 –phải thu khách hàng
• Có TK 531: thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh
• Có TK 3331 (nếu có)

Lưu ý đồng thời phải phản ánh cả giá vốn.

Khi thu tiền, nhận tiền ứng trước của khách hàng: Nợ TK 111, 112. Có TK 3111

Khi thanh lý, nhượng bán tài sản cố định:

• Xóa sổ tài sản cố định: nợ TK 214
• Nợ TK 466 hoặc 5118
• Có TK 211, 213

Phản ánh số thu về thanh lý, nhượng bán:

• Nợ TK 3111
• Có TK 5118
• Có TK 3331 (nếu có)

Thanh lý, nhượng bán vật tư thừa:

Phản ánh doanh thu:

• Nợ TK 3111
• Có TK 5118
• Có TK 3331 (nếu có)

Phản ánh giá vốn:

• Nợ TK 5118, 337 (nếu là vật tư được đầu tư bằng nguồn kinh phí hoạt động của năm trước)
• Có TK 152, 153

Cuối kỳ đối chiếu công nợ và lập chứng từ bù trừ: nợ TK 3311, có TK 3111.

Nghiệp vụ kế toán các khoản phải trả người bán

Tài khoản sử dụng

TK 331 – các khoản phải trả:

Bên Nợ:

• Các khoản đã trả cho nhà cung cấp, người cho vay;
• Đặt trước cho nhà cung cấp;
• Các khoản đã trả khác;
• Xử lý giá trị tài sản thừa.

Bên Có:

• Người cung cấp, người cho vay, các đối tượng khác, giá trị tài sản thừa chờ xử lý.

Dư Có: số tiền còn phải trả cho các đối tượng và giá trị tài sản thừa chờ xử lý

Dư Nợ: Số tiền phải thu ở các đối tượng ( do trả thừa hoặc đặt trước)

TK 331 được chi tiết thành các tiểu khoản sau:

• TK 3311: phải trả nhà cung cấp
• TK 3312: phải trả nợ vay
• TK 3318: phải trả khác.

Nhiệm vụ kế toán các khoản phải trả

Nhằm đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong công tác kế toán thanh toán, việc ghi chép chi tiết mọi khoản nợ phải trả của đơn vị theo từng đối tượng, từng nghiệp vụ thanh toán là rất quan trọng. Số nợ phải trả trên tài khoản tổng hợp của đơn vị cần phải bằng tổng số nợ phải trả trên các tài khoản chi tiết theo chủ nợ để đảm bảo tính chính xác trong quá trình kế toán.

Ngoài ra, việc thanh toán kịp thời, đúng hạn các khoản công nợ cho các chủ nợ cũng là một điều cần thiết để tránh gây ra dây dưa kéo dài thời hạn trả nợ. Các khoản nợ phải trả của đơn vị bằng vàng, bạc, đá quý phải được kế toán chi tiết theo từng đối tượng chủ nợ theo cả số lượng và giá trị để đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong việc thanh toán.

Phương pháp kế toán

Mua vật tư, tài sản, dịch vụ sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án hoặc kinh doanh chịu VAT trưc tiếp, chưa trả tiền:

• Nợ TK 151 (152, 153): Mua vật liệu, dụng cụ
• Nợ TK 1556: Mua hàng hóa
• Nợ TK 211, 213: Mua tài sản cố định
• Nợ TK 241: Chi phí xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn tài sản cố định
• Nợ TK 661: Phục vụ cho hoạt động sự nghiệp.
• Nợ TK 662: Phục vụ cho hoạt động thực hiện hoặc quản lý dự án.
• Nợ TK 631: Phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh (giá có thuế)
• Có TK 331 (3311): phải trả người bán

Mua vật tư, tài sản, dịch vụ phục vụ cho sản xuất kinh doanh chịu VAT theo phương pháp khấu trừ, chưa trả tiền:

• Nợ TK 151 (152, 153): Mua vật liệu, dụng cụ
• Nợ TK 1556: Mua hàng hóa
• Nợ TK 211, 213: Mua tài sản cố định
• Nợ TK 241: Chi phí xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn tài sản cố định
• Nợ TK 661: Phục vụ cho hoạt động sự nghiệp.
• Nợ TK 631: Phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh (giá chưa thuế)
• Nợ TK 3113 (31131): thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ
• Có TK 331 (3311): phải trả người bán

Khi thanh toán hoặc đặt trước tiền cho nhà cung cấp, ghi:

• Nợ TK 331 (3311): số tiền đã trả người bán
• Có TK 111, 112: đã trả bằng tiền
• Có TK 331 (3312): thanh toán bằng tiền vay
• Có TK 311 (3111): thanh toán bù trừ với cùng một đối tượng
• Có TK 461: thanh toán bằng dự toán kinh phí hoạt động
• Có TK 462: thanh toán bằng dự toán kinh phí dự án
• Có TK 441: thanh toán bằng dự toán kinh phí xây dựng cơ bản

Trong trường hợp thanh toán bằng dự toán kinh phí hoạt động hoặc dự toán kinh phí dự án, ngoài bút toán trên, kế toán ghi giảm số dự toán đã rút.

• Có TK 008: Rút dự toán kinh phí sự nghiệp
• Hoặc Có TK 009: Rút dự toán kinh phí dự án

Nghiệp vụ kế toán tạm ứng của kho bạc

Tài khoản sử dụng

TK 336 – tạm ứng kinh phí dùng để phản ánh số kinh phí đã tạm ứng của kho bạc và việc thanh toán số kinh phí đã tạm ứng đó trong thời gian dự toán chi ngân sách chưa được các cấp có thẩm quyền giao. Kết cấu:

Bên Nợ:

• Kết chuyển số tạm ứng kinh phí đã thanh toán thành nguồn kinh phí;
• Các khoản tạm ứng kinh phí được đơn vị nộp trả lại kho bạc nhà nước.

Bên Có: Các khoản kinh phí đã nhận tạm ứng của kho bạc.

Số dư bên Có: Các khoản kinh phí đã tạm ứng qua kho bạc nhà nước chưa thanh toán.

Phương pháp kế toán

Đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp, khi dự toán chi ngân sách chưa được cấp có thẩm quyền giao và được kho bạc nhà nước cho tạm ứng.

Để nhập quỹ, thanh toán mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, trả nợ:

• Nợ TK 111, 112, 152, 153, 331…
• Có TK 336

Để sử dụng trực tiếp chi hoạt động, dự án, chi theo đơn đặt hàng, đầu tư xây dựng cơ bản, ghi:

• Nợ TK 635, 661, 662, 214…
• Có TK 336

Khi đơn vị được cấp có thẩm quyền giao dự toán, ghi:

• Nợ TK 008
• Nợ TK 009

Khi đơn vị tiến hành thanh toán với kho bạc nhà nước về số tiền tạm ứng bằng kinh phí được cấp theo dự toán, ghi:

• Nợ TK 336
• Có các TK 441, 461, 462, 465
• Đồng thời ghi: Có TK 008, 009

Các khoản tạm ứng đơn vị đã nộp trả lại kho bạc nhà nước, ghi:

• Nợ TK 336
• Có TK 111

Nghiệp vụ kế toán thanh toán các khoản kinh phí cho cấp dưới

Tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ kế toán thanh toán các khoản kinh phí cho cấp dưới là TK 341.

Tài khoản sử dụng 

TK 341- kinh phí cấp cho cấp dưới: dùng để kế toán số kinh phí đã cấp hoặc chuyển trực tiếp cho cấp dưới và tình hình quyết toán kinh phí đã cấp cho cấp dưới. Tài khoản này chỉ sử dụng ở đơn vị cấp trên, được mở chi tiết theo từng đơn vị cấp dưới và từng loại nguồn kinh phí. TK 341 có kết cấu như sau:

Bên Nợ: số kinh phí đã cấp hoặc đã chuyển cho cấp dưới

Bên Có: số kinh phí đã cấp hoặc đã chuyển cho cấp dưới

Dư Nợ: Số kinh phí đã cấp cho cấp dưới còn lại chưa quyết toán.

Phương pháp kế toán

Ghi nhận số kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, vốn xây dựng cơ bản đã cấp cho cấp dưới:

• Nợ TK 341: kinh hoạt động, kinh phí dự án, vốn xây dựng cơ bản đã cấp cho cấp dưới.
• Có TK 111, 112: nếu cấp bằng tiền mặt hoặc tiền gửi.
• Có TK 152, 155: nếu cấp bằng vật tư, hàng hóa

Khi báo cấp quyết toán kinh phí đã sử dụng hay quyết toán công trình xây dựng cơ bản của cấp dưới được duyệt, ghi giảm trực tiếp nguồn kinh phí của cấp trên:

• Nợ TK 461, 462, 465: Ghi giảm nguồn
• Có TK 341: kinh phí cấp cho cấp dưới đã duyệt chi

Trường hợp cấp dưới nhận kinh phí trực tiếp từ các nguồn khác như viện trợ, tài trợ, ngân sách địa phương ủng hộ…, kế toán cấp trên ghi tăng số kinh phí cho cấp dưới, đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí:

• Nợ TK 341: kinh phí cấp cho cấp dưới
• Có TK 461, 462: Ghi tăng nguồn kinh phí

Nếu cấp trên cấp kinh phí cho cấp dưới bằng dự toán kinh phí, kế toán cấp trên ghi:

• Nợ TK 341
• Có TK 461, 462, 465: số kinh phí đơn vị cấp dưới đã thực rút bằng dự toán. Đồng thời ghi giảm dự toán kinh phí hoạt động hoặc dự án tương ứng:
• Có TK 008: ghi giảm dợ toán kinh phí hoạt động
• Hoặc Có TK 009: ghi giảm dự toán kinh phí dự án

Đối với số kinh phí đã cấp cho cấp dưới, nếu cấp dưới chi không hết phải thu hồi, cấp trên ghi:

• Nợ TK 3118: ghi tăng số kinh phí không dùng hết phải thu hồi
• Nợ TK 111, 112: kinh phí không dùng hết đã thu bằng tiền
• Có TK 341: Thu hồi kinh phí

Việc hiểu rõ công việc của một kế toán thanh toán và cách kế toán hóa nghiệp vụ thanh toán sẽ giúp cho các kế toán viên có thể hoàn thành công việc của mình một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Nếu bạn đang tìm kiếm những kiến thức bổ ích và cần thiết để trở thành một kế toán thanh toán thành công, bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình làm việc của kế toán thanh toán trong doanh nghiệp cũng như những điều cần biết để quản lý tài chính một cách hiệu quả. Vì vậy, hy vọng thông tin trong bài viết sẽ giúp ích cho bạn trong công việc kế toán và đem lại những kết quả tích cực cho doanh nghiệp.