Kế toán nội bộ trong kỷ nguyên số: Định nghĩa và công việc cần làm

Kế toán nội bộ là một trong những vị trí quan trọng trong bộ máy hoạt động của một doanh nghiệp. Với vai trò đó, kế toán nội bộ cung cấp những thông tin chính xác, kịp thời và hữu ích cho quản lý và điều hành doanh nghiệp. Tuy nhiên, đôi khi nhiều kế toán viên không đánh giá đúng tầm quan trọng của công việc này và không có đầy đủ kiến thức, kỹ năng để làm tốt vị trí kế toán nội bộ.

Bài viết ngày hôm nay sẽ giới thiệu về kế toán nội bộ, những nhiệm vụ, trách nhiệm và quy trình công việc của vị trí này, cùng những kỹ năng cần thiết để trở thành một kế toán nội bộ chuyên nghiệp. Cùng với đó, Blog.phanmemketoan.net sẽ phân tích cơ hội nghề nghiệp và tiềm năng phát triển trong lĩnh vực này. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò của kế toán nội bộ trong doanh nghiệp và trang bị cho bạn những kiến thức cần thiết để thành công trong vị trí này.

Kế toán nội bộ là gì?

Các doanh nghiệp hiện nay thường có hai vị trí kế toán chính, đó là kế toán thuế và kế toán nội bộ:

Kế toán nội bộ là vị trí kế toán tập trung vào việc ghi chép các giao dịch thực tế nhằm xác định tình hình lãi lỗ thực tế của doanh nghiệp. Công việc của kế toán nội bộ là đo lường, phân tích và lập các báo cáo phục vụ cho việc quản trị nội bộ doanh nghiệp. Các báo cáo này bao gồm: báo cáo tài chính, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh. Kế toán nội bộ giúp cho các nhà quản trị ra quyết định để điều hành doanh nghiệp một cách hiệu quả. Chính vì vậy, vị trí kế toán nội bộ đóng vai trò rất quan trọng trong công tác quản trị và điều hành doanh nghiệp.

Trong khi đó, kế toán thuế là vị trí công việc chuyên thực hiện quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin của đối tượng nộp thuế theo quy định của các văn bản pháp quy về thuế. Kế toán thuế đóng vai trò là cầu nối, liên kết giữa doanh nghiệp và Nhà Nước. Thông qua công việc của kế toán thuế, Nhà Nước có thể quản lý các doanh nghiệp trong nền kinh tế một cách dễ dàng hơn. Nhiệm vụ của kế toán thuế bao gồm thu nhận thông tin ban đầu liên quan đến đối tượng chịu thuế, tính toán thuế và nộp thuế, hệ thống hóa thông tin ban đầu theo các chỉ tiêu của báo cáo thuế, lập báo cáo thuế theo quy định của Nhà Nước, lập báo cáo quyết toán thuế và thanh toán thuế với Nhà Nước. Kết quả của công việc kế toán thuế là các tờ khai thuế hàng tháng, quý và báo cáo quyết toán thuế hàng năm.

Ngoài hai vị trí kế toán nội bộ và kế toán thuế, trong một doanh nghiệp có thể tồn tại nhiều vị trí kế toán khác như kế toán tổng hợp, kế toán trưởng, kế toán chi phí, kế toán công nợ, kế toán sản xuất,… Các vị trí này tùy thuộc vào quy mô và ngành nghề của doanh nghiệp. Nhưng dù là làm việc ở vị trí nào thì mỗi người đều luôn cần đảm bảo hoàn thành tốt công việc của mình để đóng góp vào hiệu suất chung của phòng kế toán.

Những nghiệp vụ của kế toán nội bộ trong doanh nghiệp

Với vai trò quan trọng trong phòng kế toán của một doanh nghiệp, kế toán nội bộ phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quá trình kế toán. Cụ thể, một kế toán nội bộ sẽ phải thực hiện các công việc sau:

• Lập, kiểm tra và kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán nội bộ, bao gồm: hoá đơn, hóa đơn điện tử, phiếu chi, phiếu thu, sổ chi tiết nợ, sổ chi tiết có… Với mục đích xác định tính hợp lệ, hợp pháp và đảm bảo rằng các thông tin kế toán được ghi chính xác, đầy đủ và không bị sai sót.
• Hạch toán các chứng từ kế toán nội bộ theo đúng quy định của pháp luật và quy trình của doanh nghiệp. Kế toán nội bộ phải đảm bảo việc hạch toán được thực hiện đúng thời hạn và đảm bảo rằng tất cả các thông tin kế toán được ghi chính xác, đầy đủ và đúng quy trình.
• Lưu trữ toàn bộ chứng từ nội bộ một cách khoa học, hợp lý và an toàn. Việc lưu trữ chứng từ kế toán nội bộ là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và tốc độ truy xuất khi cần thiết.
• Kiểm soát, phối hợp thực hiện công việc đối với các kế toán nội bộ khác để đảm bảo tính hiệu quả của quá trình kế toán trong doanh nghiệp.
• Lập báo cáo hàng tuần, tháng, quý, hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu của nhà quản lý. Báo cáo này có nhiều mục đích khác nhau như giúp cho nhà quản lý hiểu rõ hơn về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định quản lý phù hợp để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Kế toán nội bộ trong doanh nghiệp cần phải lập các báo cáo để cung cấp thông tin cho các nhà quản lý và quản trị để hỗ trợ quyết định kinh doanh. Các loại báo cáo thường dùng có thể kể đến báo cáo quỹ, báo cáo công nợ phải thu, phải trả, báo cáo tồn kho, báo cáo giá thành sản phẩm (đối với doanh nghiệp sản xuất sản phẩm), báo cáo tiến độ hoàn thành khối lượng công việc hoàn thành (đối với doanh nghiệp xây dựng, xây lắp công trình), và báo cáo sản lượng vận tải, giá thành vận tải (đối với doanh nghiệp kinh doanh vận tải). Mỗi loại báo cáo có mục đích và tần suất báo cáo khác nhau. Ví dụ:

• Báo cáo quỹ: Báo cáo này giúp nhà quản lý nắm được lượng tiền thu chi trong ngày để quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp. Báo cáo quỹ có thể được lập hàng ngày, tuần hoặc tháng tùy theo yêu cầu của quản lý.
• Báo cáo công nợ phải thu, phải trả: Báo cáo này giúp đánh giá công nợ phải thu, phải trả của doanh nghiệp để có kế hoạch dòng tiền và quản lý các khoản nợ. Báo cáo này có thể được lập định kỳ theo tuần, tháng hoặc theo yêu cầu của quản lý, khách hàng và nhà cung cấp.
• Báo cáo tồn kho: Báo cáo này giúp nắm được số lượng tồn kho để quản lý sản xuất và mua hàng cho doanh nghiệp. Báo cáo tồn kho có thể được lập hàng tuần hoặc hàng tháng tùy theo yêu cầu của quản lý.
• Báo cáo giá thành sản phẩm: Báo cáo này giúp biết được các yếu tố cấu thành giá trị sản phẩm và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Báo cáo này có thể được lập hàng tuần, tháng hoặc quý tùy theo yêu cầu của người quản lý và quản trị của doanh nghiệp.
• Báo cáo tiến độ hoàn thành công trình: Báo cáo này giúp biết được tiến độ và giá trị hoàn thành các công trình xây dựng trong doanh nghiệp. Báo cáo tiến độ có thể được lập hàng tuần, tháng hoặc quý tùy theo yêu cầu của người quản lý, quản trị và chủ đầu tư.
• Báo cáo sản lượng vận tải, giá thành vận tải: Báo cáo này giúp biết được khối lượng vận tải, chi phí vận tải để có phương án đàm phán giá cước với khách hàng. Báo cáo sản lượng vận tải có thể được lập hàng tuần, tháng hoặc quý tùy theo yêu cầu của người quản lý, quản trị và khách hàng của doanh nghiệp kinh doanh vận tải.

Bên cạnh những báo cáo trên, các doanh nghiệp còn có thể tạo ra các loại báo cáo khác tùy thuộc vào yêu cầu và nhu cầu quản trị nội bộ của từng doanh nghiệp.

Kế toán nội bộ và kế toán thuế có gì khác nhau?

Kế toán nội bộ là người đảm nhiệm việc ghi chép tất cả các khoản chi phí phát sinh tại doanh nghiệp, còn kế toán thuế thì phải kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn chứng từ trước khi ghi chép và đối chiếu với quy định của pháp luật thuế. Việc hạch toán giữa kế toán thuế và kế toán nội bộ còn có sự khác biệt về cách thức xử lý một số khoản chi phí nhất định. Dưới đây là một số ví dụ để minh họa:

• Phạt vi phạm hành chính hay các khoản chi phí không có đủ hóa đơn chứng từ hoặc hóa đơn chứng từ không theo quy định. Kế toán nội bộ sẽ ghi nhận các khoản chi phí này vào chi phí của doanh nghiệp để xác định lợi nhuận kế toán, trong khi đó, kế toán thuế sẽ bỏ qua các khoản chi phí này trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
• Dự phòng nợ phải thu khó đòi hay dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Doanh nghiệp có thể tự lập dự phòng theo đánh giá của mình dựa trên đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh, mức độ giảm giá của hàng tồn kho, chiến lược kinh doanh… Tuy nhiên, phương pháp và tỷ lệ trích lập có thể không tuân thủ theo Thông tư 28/2009. Kế toán nội bộ và kế toán thuế đều phải lập dự phòng, tuy nhiên, kế toán thuế phải tuân thủ theo quy định của Thông tư 28/2009.
• Chi phí khấu hao tài sản nằm ngoài khung khấu hao được quy định tại Thông tư 45/2013. Kế toán nội bộ và kế toán thuế đều ghi nhận phần chi phí khấu hao trong kỳ vào chi phí của doanh nghiệp để xác định lợi nhuận kế toán. Tuy nhiên, phần chi phí khấu hao vượt quá giá trị khấu hao tính theo khung khấu hao quy định tại Thông tư 45/2013 sẽ bị loại ra khỏi chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Kiến thức và kỹ năng cần thiết cho vị trí kế toán nội bộ trong doanh nghiệp

Để trở thành một kế toán viên giỏi không phải dễ dàng, ngoài việc có kinh nghiệm thực tế, việc tích lũy kiến thức và trau dồi kỹ năng cũng rất quan trọng. Các kiến thức cần tích lũy để hoàn thành tốt công việc bao gồm:

• Kỹ năng chuyên môn: Là một yếu tố vô cùng quan trọng đối với các kế toán viên nội bộ. Với vai trò đảm nhận việc quản lý, giám sát và báo cáo các hoạt động kế toán của doanh nghiệp, các kế toán viên cần phải nắm vững các kiến thức liên quan đến tài chính, thuế, luật và đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để có thể hiểu và xử lý được các thông tin liên quan đến tài chính, kế toán viên cần phải nắm vững các kiến thức chuyên môn như nguyên tắc kế toán, các phương pháp hạch toán, cách thức xử lý và phân tích các thông tin tài chính, đặc biệt là về lợi nhuận và tài sản của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ các quy định về thuế và các luật pháp liên quan cũng là yếu tố quan trọng giúp kế toán viên nội bộ có thể đảm nhận các nhiệm vụ liên quan đến chứng từ thuế và báo cáo thuế một cách chính xác và đúng thời hạn.
• Khả năng ngoại ngữ: Là một yêu cầu quan trọng đối với người làm kế toán, đặc biệt là trong bối cảnh hiện nay với sự phát triển mạnh mẽ của kinh tế toàn cầu. Việc biết ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh, sẽ giúp các nhân viên kế toán có thể giao tiếp dễ dàng với các đối tác quốc tế, nắm bắt thông tin từ các nguồn tài liệu và tài nguyên kiến thức quốc tế. Các nhân viên kế toán cần có khả năng đọc hiểu, viết và giao tiếp bằng tiếng Anh để xử lý các tài liệu kế toán, đàm phán với các đối tác, tìm kiếm và truy cập các nguồn thông tin quốc tế. Ngoài ra, khả năng nói và nghe cũng rất quan trọng, đặc biệt khi tham gia vào các cuộc họp, đàm phán và giao tiếp với khách hàng và đối tác quốc tế. Nếu không có khả năng ngoại ngữ, các nhân viên kế toán sẽ gặp khó khăn trong việc hiểu và xử lý các tài liệu kế toán quốc tế, giao tiếp với các đối tác quốc tế, hoặc sử dụng các phần mềm kế toán được thiết kế bằng tiếng Anh. Do đó, khả năng ngoại ngữ là một yêu cầu không thể thiếu đối với nhân viên kế toán trong môi trường làm việc quốc tế.
• Kiến thức tin học: Trong thời đại công nghệ số phát triển mạnh mẽ như hiện nay, kiến thức về tin học là một trong những yêu cầu cần thiết cho một kế toán nội bộ. Kế toán viên cần phải sử dụng các công cụ máy tính và các phần mềm kế toán để quản lý và xử lý dữ liệu một cách chính xác và hiệu quả. Kiến thức tin học cũng giúp cho kế toán viên có khả năng tìm kiếm và phân tích thông tin kinh tế tài chính trên các cơ sở dữ liệu khác nhau. Ngoài ra, kế toán viên còn cần phải hiểu và áp dụng các tiêu chuẩn kế toán và các phương pháp tính toán phức tạp, như tính thuế, tính lương, tính lãi suất… Chính vì vậy, việc trau dồi kiến thức tin học giúp cho kế toán viên có thể làm việc hiệu quả và tối ưu hóa quy trình làm việc của mình.

Việc trở thành một kế toán nội bộ giỏi không chỉ đòi hỏi kiến thức chuyên môn mà còn yêu cầu các kỹ năng khác nhau. Để thành công trong nghề kế toán, các kỹ năng sau cần phải được trang bị:

• Lập kế hoạch công việc: Đây là kỹ năng cần thiết để giúp kế toán làm việc có kế hoạch và hiệu quả hơn, tăng điểm trong mắt đồng nghiệp và cấp trên. Tuy nhiên, thông thường kế toán thường bỏ qua kỹ năng này. Nếu không có kế hoạch, các công việc sẽ trở nên rối rắm và khó kiểm soát, dẫn đến sự trễ hẹn trong thực hiện các nhiệm vụ. Việc trang bị kỹ năng này sẽ giúp kế toán làm việc có kế hoạch và hiệu quả hơn, giúp giải quyết các công việc phức tạp một cách dễ dàng và hiệu quả. Kế hoạch công việc cũng giúp cho kế toán có thể ưu tiên các công việc quan trọng hơn, đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn và giúp nâng cao hiệu quả làm việc. Kỹ năng lập kế hoạch còn giúp kế toán tiết kiệm thời gian và tài nguyên, từ đó tăng cường năng suất làm việc và sự chuyên nghiệp trong công việc.
• Quản lý thời gian: Kế toán thường phải đối mặt với rất nhiều công việc trong một ngày và phải đảm bảo hoàn thành chúng đúng thời hạn. Việc quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp kế toán giảm thiểu áp lực công việc, tăng năng suất và đạt được kết quả tốt hơn. Kế toán cần biết được những công việc cần hoàn thành trong ngày, tuần, tháng và từ đó phân bổ thời gian cho từng công việc một ưu tiên, biết những công việc nào quan trọng và ưu tiên theo đúng thứ tự ưu tiên. Kế toán cũng cần học cách ước tính thời gian hoàn thành công việc một cách chính xác. Việc ước tính thời gian hoàn thành giúp kế toán biết được thời gian cần để hoàn thành công việc và phân bổ thời gian một cách hợp lý.
• Kỹ năng giao tiếp, ứng xử: Đây là một yếu tố quan trọng để trở thành một kế toán nội bộ giỏi. Trong công việc kế toán, bạn sẽ phải liên lạc, trao đổi thông tin, báo cáo với đồng nghiệp, cấp trên, đối tác, khách hàng… Vì vậy, kỹ năng giao tiếp giúp bạn truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, dễ hiểu, tránh hiểu lầm, giảm thiểu rủi ro cho công việc. Cùng với đó, kỹ năng ứng xử là một yếu tố quan trọng để xây dựng mối quan hệ chuyên nghiệp và tạo được lòng tin trong công việc. Bạn cần phải biết cách giải quyết các vấn đề, xử lý tình huống khó khăn, đối phó với các khách hàng, đối tác có ý kiến khác biệt. Bạn cũng cần phải biết cách giữ được sự chuyên nghiệp và tôn trọng trong mọi tình huống.

Ngoài các kỹ năng đã đề cập, kế toán nội bộ cần phải trang bị nhiều kỹ năng khác như: kỹ năng tư duy sáng tạo, kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, kỹ năng xử lý linh hoạt khi gặp phải các vấn đề phát sinh,… Khi trang bị cho mình những kỹ năng mềm tốt, bạn không chỉ có thể thăng tiến trong công việc mà còn có thể hài hòa các mối quan hệ trong công việc cũng như trong xã hội.

Trong bối cảnh ngày nay, kế toán nội bộ là một trong những ngành nghề đòi hỏi nhiều kiến thức và kỹ năng. Để có thể hoàn thành tốt công việc, trở thành một kế toán nội bộ giỏi, người làm kế toán không chỉ cần kiến thức chuyên môn tốt mà còn phải trang bị nhiều kỹ năng mềm. Nếu như bạn muốn trở thành một kế toán nội bộ giỏi, hãy luôn cập nhật kiến thức, nâng cao kỹ năng và tập trung vào công việc của mình. Chúc bạn thành công trong sự nghiệp của mình!