Kế toán nhà hàng khách sạn và những điều cần biết

Đối với hoạt động kinh doanh dịch vụ nhà hàng và khách sạn, chúng ta không chỉ đơn thuần là thực hiện các công đoạn sản xuất, mà còn phải xem xét và đáp ứng các yếu tố dịch vụ. Trong bối cảnh đó, việc kế toán kinh doanh dịch vụ nhà hàng và khách sạn đặt ra những nghiệp vụ kế toán và hạch toán đặc thù, đáp ứng yêu cầu riêng biệt của ngành này. Điều này bởi vì hoạt động kinh doanh dịch vụ nhà hàng và khách sạn không chỉ tập trung vào việc sản xuất và cung cấp hàng hóa, mà còn chú trọng vào chất lượng dịch vụ, sự hài lòng của khách hàng và quản lý tài chính hiệu quả. Do đó, kế toán kinh doanh dịch vụ nhà hàng và khách sạn đòi hỏi kiến thức chuyên môn sâu rộng, kỹ năng quản lý tài chính và sự am hiểu về các quy định liên quan đến ngành dịch vụ. Qua việc áp dụng những quy trình kế toán và hạch toán đặc thù, kế toán kinh doanh dịch vụ nhà hàng và khách sạn giúp cung cấp thông tin tài chính chính xác, đáng tin cậy và hỗ trợ quyết định kinh doanh trong lĩnh vực này. Cùng Sis tìm hiểu nhé!

Đặc điểm của kế toán kinh doanh nhà hàng khách sạn

Đặc điểm

Hoạt động kinh doanh dịch vụ nhà hàng không chỉ là quá trình sản xuất và chế biến mà còn bao gồm việc tiêu thụ ngay sản phẩm được sản xuất. Trong hoạt động này, chu kỳ chế biến thường ngắn và không có sản phẩm dở dang cuối kỳ. Điều đó có nghĩa là sản phẩm chế biến trong nhà hàng được tiêu thụ ngay theo yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, sản phẩm chế biến xong không được lưu trữ lâu. Tương tự, nguyên vật liệu sử dụng để chế biến cũng có thời hạn lưu trữ không lâu. Điều này nhằm đảm bảo chất lượng và sự tươi ngon của sản phẩm trong ngành nhà hàng. Ngoài ra, hoạt động kinh doanh khách sạn tập trung vào việc cho thuê các phòng nghỉ và bao gồm các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình phục vụ trong từng phòng của khách sạn.

Một điểm đặc biệt trong kế toán kinh doanh khách sạn là chi phí dịch vụ thuê phòng không được thanh toán hoàn toàn vào cuối kỳ kế toán. Điều này đối với các phòng khách thuê qua hai kỳ kế toán khác nhau, tức là vào cuối tháng, khách hàng vẫn còn lưu trú sang tháng sau và chưa thanh toán hoàn toàn chi phí thuê phòng.

Hoạt động kinh doanh dịch vụ nhà hàng và khách sạn không chỉ liên quan đến sản xuất, chế biến và tiêu thụ ngay các sản phẩm và dịch vụ, mà còn đặc thù với việc quản lý thời gian, lưu trữ sản phẩm và thanh toán chi phí dịch vụ. Kế toán kinh doanh trong hai ngành này phải đáp ứng những yêu cầu riêng biệt và sử dụng các quy trình kế toán phù hợp để đảm bảo thông tin tài chính chính xác và hỗ trợ quản lý hiệu quả.

Chứng từ kế toán sử dụng

Trong quá trình kế toán, các chứng từ đóng vai trò quan trọng để ghi nhận và minh bạch các giao dịch kinh tế. Dưới đây là một số chứng từ kế toán thường được sử dụng:

• Hóa đơn thuế GTGT: Đây là loại hóa đơn chứng từ được sử dụng để ghi nhận các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ trong hoạt động kinh doanh. Hóa đơn thuế GTGT cung cấp thông tin về số lượng, giá trị và thuế GTGT của các mặt hàng hoặc dịch vụ được giao dịch.
• Hóa đơn thông thường: Ngoài hóa đơn thuế GTGT, còn có hóa đơn thông thường sử dụng để ghi nhận các giao dịch mua bán không chịu thuế GTGT hoặc các loại chi phí phát sinh khác trong doanh nghiệp.
• Phiếu thu, phiếu chi: Đây là các chứng từ kế toán dùng để ghi nhận thu tiền hoặc chi tiền trong quá trình kinh doanh. Phiếu thu được sử dụng khi doanh nghiệp thu tiền từ khách hàng, trong khi phiếu chi được sử dụng khi doanh nghiệp chi tiền cho các nhà cung cấp hoặc chi phí khác.
• Giấy báo nợ, giấy báo có: Đây là các chứng từ dùng để ghi nhận các khoản nợ và các khoản có trong quá trình kinh doanh. Giấy báo nợ được sử dụng để ghi nhận các khoản nợ của doanh nghiệp đối với các bên thứ ba, trong khi giấy báo có ghi nhận các khoản có thuộc sở hữu của doanh nghiệp.
• Biên bản kiểm kê: Đây là chứng từ kế toán được tạo ra trong quá trình kiểm kê hàng hóa, tài sản hoặc vật liệu trong kho. Biên bản kiểm kê ghi chính xác số lượng, giá trị và tình trạng của các mặt hàng được kiểm kê.
• Biên bản kiểm nhận vật tư: Đây là chứng từ kế toán sử dụng trong việc kiểm nhận vật tư được nhập khẩu hoặc mua từ các nhà cung cấp. Biên bản kiểm nhận vật tư ghi nhận thông tin về số lượng, chất lượng và giá trị của vật tư nhận được.

Nguyên tắc hạch toán

Hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng và khách sạn không chỉ bao gồm việc sản xuất, chế biến và tiêu thụ sản phẩm chế biến, mà còn có yếu tố phục vụ trong quá trình tiêu thụ. Trong ngành này, chu kỳ sản phẩm thường rất ngắn và không có sản phẩm dở dang cuối kỳ, do đó, các phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang không được áp dụng.

Trong quá trình kế toán, chi phí chế biến được tập hợp vào các khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Các chi phí đầu vào khi đưa vào quá trình sản xuất cũng bắt đầu quá trình tiêu thụ sản phẩm. Thông thường, nguyên vật liệu dùng trong quá trình chế biến có thể xuất dùng từ kho nhưng thường được mua từ chợ, siêu thị để ngay lập tức tiến hành chế biến.

Trong hoạt động khách sạn, hoạt động chính là cho thuê các phòng ngủ. Ngoài ra, còn có một số dịch vụ đi kèm như dịch vụ giặt ủi, giữ xe, nhà hàng, dịch vụ massage, vũ trường, bán hàng lưu niệm, karaoke và nhiều hơn nữa. Trong hoạt động khách sạn, tỷ trọng chi phí sản xuất chung thường lớn hơn so với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Trong khi đó, hoạt động nhà hàng có thể phát sinh chi phí dở dang cuối kỳ và các dịch vụ đi kèm cũng có thể phát sinh hoặc không phát sinh chi phí dở dang cuối kỳ. Điều này phụ thuộc vào việc liệu có tồn tại các chi phí chưa thanh toán liên quan đến dịch vụ hay không vào cuối kỳ kế toán.

Tổng kết lại, hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng và khách sạn không chỉ tập trung vào sản xuất, chế biến và tiêu thụ sản phẩm, mà còn liên quan đến yếu tố phục vụ và cung cấp các dịch vụ đi kèm. Việc quản lý chi phí và kế toán trong hai ngành này đòi hỏi sự đặc thù và sử dụng các chứng từ kế toán phù hợp để ghi nhận và theo dõi các hoạt động tài chính một cách chính xác và minh bạch. Các chứng từ kế toán được sử dụng để ghi nhận các chi phí, thu chi, và các giao dịch liên quan đến sản xuất, chế biến và phục vụ trong lĩnh vực nhà hàng và khách sạn. Việc sử dụng chứng từ như hóa đơn thuế GTGT, hóa đơn thông thường, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, biên bản kiểm kê và biên bản kiểm nhận vật tư giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình kế toán. Nhờ vào những chứng từ này, doanh nghiệp có thể xác định chi phí, thu chi, và các khoản nợ, có một hệ thống ghi nhận chính xác về tài sản và nguồn lực, và đáp ứng các yêu cầu kiểm toán và kiểm tra từ các bên liên quan. Quản lý chứng từ kế toán một cách cẩn thận và đúng quy trình là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin kế toán. Ngoài ra, việc lưu trữ và bảo quản các chứng từ kế toán cũng cần được thực hiện một cách cẩn thận, đảm bảo tính toàn vẹn và dễ dàng truy cập khi cần thiết.

Hướng dẫn hạch toán một số hoạt động chủ yếu

Khi xuất kho nguyên vật liệu để chế biến trực tiếp

• Nợ TK621: CP NVL trực tiếp
• Có TK152: NVL

Khi mua nguyên vật liệu đưa vào sử dụng ngay cho quá trình sản xuất sản phẩm mà không qua kho

• Nợ TK621: CP NVL trực tiếp
• Có TK 111, 112, 141… (TK thích hợp)

Vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất ra được đưa vào ngay quá trình sản xuất

• Nợ TK 621
• Có TK154: CP sản xuất kinh doanh dở dang phụ

Vật liệu sử dụng để sản xuất sản phẩm còn thừa được trả lại kho

• Nợ TK621
• Có TK152

Vật liệu sử dụng để sản xuất sản phẩm của kỳ còn thừa nhưng để lại ở phân xưởng sản xuất để tiếp tục sử dụng

• Nợ TK621
• Có TK152

Qua đầu kỳ sau sẽ ghi đen để chuyển thành chi phí của kỳ sau

• Nợ TK621
• Có  TK152

Tiền lương thanh toán cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm

• Nợ TK622 : CP nhân công trực tiếp
• Có TK334: Phải trả CNV

Trích trước lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất tính vào chi phí

• Nợ TK622
• Có TK335: CP phải trả

Trích BHYT, BHXH, KPCĐ của công nhân trực tiếp sản xuất

• Nợ TK622
• Có TK338: Phải trả khác
• Có TK3382 : Kinh phi công đoàn
• Có TK3383: BHXH
• Có TK3384: BHYT

Các khoản chi phí nhân công trực tiếp được thanh toán trực tiếp bằng tiền (thanh toán cho lao động sử dụng tạm thời)

• Nợ TK622
• Có TK111, 141

Tiền ăn giữa ca phải thanh toán cho nhân công trực tiếp sản xuất

• Nợ TK622
• Có TK334

Khi tập hợp chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ, chi phí về tiền lương nhân viên phân xưởng

• Nợ TK627: CP sản xuất chung
• Có TK334

Khoản trích theo tiền lương tính vào chi phí theo quy định

• Nợ TK627
• Có TK338
• Có TK3382 : Kinh phi công đoàn
• Có TK3383: BHXH
• Có TK3384: BHYT

Khấu hao tài sản cố định dùng ở phân xưởng

• Nợ TK627
• Có TK214: Hao mòn TSCĐ

Chi phí vật liệu dùng ở phân xưởng

• Nợ TK627
• Có TK152

Chi phí dụng cụ dùng ở phân xưởng

• Nợ TK627
• Có TK153: Công cụ dụng cụ thuộc loại phân bổ 1 lần
• Có TK142: Công cụ dụng cụ thuộc loại phân bổ nhiều lần trong thời gian (< 1 năm)
• Có TK242: Công cụ dụng cụ thuộc loại phân bổ nhiều lần (> 1 năm)

Chi phí được thanh toán bằng tiền

• Nợ TK627
• Có TK111, 112

Cuối tháng kết chuyển chi phí nguyên vật liêu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung để tổng hợp chi phí sản xuất phát sinh

• Nợ TK154
• Có TK621
• Có TK622
• Có TK627

Sau khi xác định được giá thành sản phẩm, lao vụ hoàn thành

• Nợ TK155: Thành phẩm nhập kho
• Nợ TK157: Hàng gửi đi bán
• Nợ TK632: Giá vốn hàng bán – bán trực tiếp
• Có TK154: Tổng thành phẩm nhập kho

Lưu ý khi hạch toán nhà hàng khách hàng

Khi hạch toán trong hoạt động kinh doanh nhà hàng khách sạn, cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình kế toán. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:

• Ghi nhận doanh thu: Doanh thu từ hoạt động nhà hàng khách sạn cần được ghi nhận theo phương pháp phù hợp. Thông thường, doanh thu được ghi nhận khi khách hàng thanh toán hoặc khi dịch vụ được cung cấp. Quá trình ghi nhận doanh thu cần tuân thủ các quy định của quyền lực thuế và các nguyên tắc kế toán áp dụng.
• Xử lý chi phí: Các chi phí liên quan đến hoạt động nhà hàng khách sạn, như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí dịch vụ đi kèm và các chi phí khác, cần được hạch toán một cách chính xác và đầy đủ. Việc ghi nhận chi phí phải tuân thủ quy định của quyền lực thuế và các nguyên tắc kế toán áp dụng, đồng thời phải có hồ sơ chứng từ và bằng chứng liên quan.
• Quản lý kho hàng: Trong hoạt động nhà hàng khách sạn, quản lý kho hàng là một khía cạnh quan trọng. Cần có quy trình kiểm kê và hạch toán đúng cho việc nhập kho, xuất kho và sử dụng nguyên vật liệu, hàng hóa và dụng cụ trong hoạt động kinh doanh. Việc lưu trữ chứng từ và bằng chứng liên quan đến quản lý kho hàng cũng cần được thực hiện một cách cẩn thận và đúng quy trình.
• Xử lý công nợ khách hàng: Trong hoạt động nhà hàng khách sạn, có thể phát sinh các công nợ khách hàng do khách hàng lưu trú hoặc sử dụng dịch vụ trong thời gian chưa thanh toán. Việc hạch toán và quản lý công nợ khách hàng cần tuân thủ quy định của quyền lực thuế và các nguyên tắc kế toán áp dụng. Đồng thời, cần thực hiện theo quy trình xử lý công nợ khách hàng và đảm bảo tính chính xác của các thông tin liên quan.
• Báo cáo tài chính: Trong hoạt động nhà hàng khách sạn, việc chuẩn bị và trình bày báo cáo tài chính là rất quan trọng. Báo cáo tài chính cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kết quả kinh doanh và hiệu quả hoạt động của nhà hàng khách sạn. Các báo cáo tài chính bao gồm báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo tài sản và nguồn lực. Việc hạch toán chính xác và minh bạch là cần thiết để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của báo cáo tài chính.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Trong hoạt động kinh doanh nhà hàng khách sạn, việc hạch toán cần tuân thủ quy định của quyền lực thuế và các quy định pháp luật liên quan. Các yêu cầu về kế toán, báo cáo tài chính, thuế và quản lý tài sản phải được tuân thủ đúng quy trình và thời hạn. Việc thiếu sót trong tuân thủ pháp luật có thể gây ra rủi ro pháp lý và ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động của nhà hàng khách sạn.

• Sử dụng hệ thống kế toán hiện đại: Để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc hạch toán nhà hàng khách sạn, nên sử dụng hệ thống kế toán hiện đại và phù hợp. Các công nghệ và phần mềm kế toán giúp tự động hóa quá trình ghi nhận, phân loại và báo cáo thông tin tài chính. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tăng cường khả năng kiểm soát và phân tích dữ liệu kế toán.
• Kiểm toán và xem xét: Định kỳ kiểm toán và xem xét tài chính là một phần quan trọng trong hoạt động kế toán nhà hàng khách sạn. Kiểm toán bởi một bên thứ ba độc lập giúp đảm bảo tính minh bạch, độ tin cậy và tuân thủ quy định pháp luật. Kết quả kiểm toán và xem xét tài chính cung cấp thông tin quan trọng về hiệu quả hoạt động và đánh giá tình hình tài chính của nhà hàng khách sạn. Bằng cách thực hiện kiểm toán và xem xét định kỳ, nhà hàng khách sạn có thể nhận ra những điểm mạnh và điểm cần cải thiện trong quá trình kinh doanh, từ đó đưa ra các biện pháp tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Tóm lại, trong quá trình hạch toán nhà hàng khách sạn, cần lưu ý các yếu tố trên để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật. Việc quản lý chi phí, xử lý công nợ khách hàng, báo cáo tài chính, sử dụng hệ thống kế toán hiện đại và thực hiện kiểm toán định kỳ là những bước quan trọng giúp tăng cường quản lý và thành công trong hoạt động kinh doanh nhà hàng khách sạn.

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về kế toán trong hoạt động nhà hàng khách sạn và những điều cần biết để thực hiện quy trình kế toán một cách chính xác và hiệu quả. Kế toán nhà hàng khách sạn là một lĩnh vực đòi hỏi sự chuyên môn, sự quan tâm đến chi tiết và sự nắm bắt vững chắc về các quy định pháp luật và nguyên tắc kế toán áp dụng. Hy vọng rằng thông qua bài viết này, bạn đã có được cái nhìn tổng quan về kế toán nhà hàng khách sạn và những điều cần biết. Để đạt được kết quả tốt nhất, luôn lưu ý các yếu tố quan trọng và tuân thủ quy định pháp luật liên quan. Chỉ có nhờ việc thực hiện kế toán chính xác và đáng tin cậy, chúng ta mới có thể định hướng và phát triển hoạt động kinh doanh nhà hàng khách sạn một cách thành công.