Hướng dẫn ghi sổ Tài khoản 623: Chi phí sử dụng máy thi công

Với mục đích hỗ trợ bạn trong việc thực hiện công việc kế toán theo quy định chi tiết của Thông tư 200/2014/TT-BTC về hạch toán tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công, Blog Phanmemketoan mong muốn chia sẻ với bạn những thông tin chi tiết về tài khoản này và cung cấp hướng dẫn đầy đủ về từng bước thực hiện hạch toán liên quan. Chúng tôi tin rằng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình kế toán cho tài khoản 623 và áp dụng một cách hiệu quả trong công việc hàng ngày. Hãy tiếp tục đọc để khám phá những kiến thức hữu ích này và nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn thêm. Hãy cùng SIS khám phá tài khoản này ngay nhé.

Tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công theo quy định của Thông tư 200 được thiết lập nhằm tập hợp và phân bổ các chi phí liên quan đến việc sử dụng xe và máy thi công để phục vụ trực tiếp cho hoạt động xây dựng và lắp ráp công trình. Đặc biệt, tài khoản này áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện xây dựng và lắp ráp công trình bằng phương thức thi công hỗn hợp, kết hợp cả lao động thủ công và sử dụng máy móc.

Theo quy định, tài khoản 623 cho phép ghi nhận các chi phí liên quan đến việc sử dụng các loại máy thi công như máy xúc, máy đầm, máy cẩu, máy khoan, và các loại máy móc khác được sử dụng trong quá trình xây dựng và lắp ráp công trình. Các chi phí này bao gồm tiền thuê máy, chi phí nhiên liệu, bảo dưỡng, sửa chữa, mua sắm linh kiện, và các chi phí khác liên quan đến việc duy trì và vận hành máy móc.

Nguyên tắc kế toán tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công

Tài khoản 623: Tập hợp và phân bổ chi phí trong xây dựng công trình hỗn hợp

Trong lĩnh vực kế toán, tài khoản 623 có vai trò quan trọng trong việc tập hợp và phân bổ chi phí sử dụng xe và máy thi công phục vụ trực tiếp cho hoạt động xây dựng và lắp công trình. Tài khoản này áp dụng khi doanh nghiệp thực hiện xây dựng và lắp công trình theo phương thức thi công hỗn hợp, kết hợp cả lao động thủ công và sử dụng máy móc.

Theo quy định của Thông tư 200, tài khoản 623 được sử dụng để ghi nhận và quản lý các chi phí liên quan đến việc sử dụng các loại máy thi công như máy xúc, máy đầm, máy cẩu, máy khoan và các loại máy móc khác trong quá trình xây dựng và lắp công trình. Đây là những chi phí bao gồm tiền thuê máy, chi phí nhiên liệu, bảo dưỡng, sửa chữa, mua sắm linh kiện và các chi phí khác liên quan đến việc duy trì và vận hành máy móc.

Trường hợp không sử dụng tài khoản 623

Trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện xây lắp công trình hoàn toàn theo phương thức sử dụng máy, không có sự tham gia của lao động thủ công, tài khoản 623 “Chi phí sử dụng máy thi công” sẽ không được sử dụng trong quá trình hạch toán. Thay vào đó, toàn bộ chi phí xây lắp trực tiếp sẽ được hạch toán vào các tài khoản khác như 621, 622 và 627.

Trong trường hợp này, tài khoản 621 “Chi phí trực tiếp nguyên vật liệu” được sử dụng để ghi nhận chi phí mua nguyên vật liệu trực tiếp phục vụ cho việc xây dựng và lắp công trình. Tài khoản 622 “Chi phí trực tiếp nhân công” được sử dụng để ghi nhận chi phí trực tiếp liên quan đến lao động tham gia vào quá trình xây dựng và lắp công trình. Cuối cùng, tài khoản 627 “Chi phí trực tiếp máy móc, thiết bị” được sử dụng để ghi nhận chi phí trực tiếp liên quan đến việc sử dụng máy móc và thiết bị trong quá trình xây dựng và lắp công trình.

Hạch toán chi phí sử dụng máy thi công và các khoản trích phụ cấp cho công nhân

Khi tính toán và hạch toán các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và bảo hiểm thất nghiệp liên quan đến công nhân sử dụng xe và máy thi công, không sử dụng tài khoản 623 để ghi nhận. Các khoản trích này sẽ được hạch toán vào các tài khoản khác, tuân thủ theo quy định của cơ quan quản lý và luật pháp hiện hành. Điều này đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc hạch toán các khoản trích bảo hiểm và kinh phí liên quan đến công nhân sử dụng xe và máy thi công.

Với phần chi phí sử dụng máy thi công vượt trên mức bình thường, cũng có quy định đặc biệt về hạch toán và kết chuyển. Theo quy định, phần chi phí này sẽ không tính vào giá thành của công trình xây lắp, mà sẽ được kết chuyển ngay vào tài khoản 632. Điều này nhằm đảm bảo rằng chi phí vượt trên mức bình thường sẽ được ghi nhận và quản lý một cách riêng biệt, giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về tình hình chi phí và hiệu quả sử dụng máy thi công trong quá trình xây lắp công trình.

Kết cấu và nội dung phản ánh

Bên nợ:

• Chi phí vật liệu cho máy thi công: Chi phí mua sắm và tiếp nhận vật liệu để máy thi công hoạt động.
• Chi phí lương và các khoản phụ cấp: Chi phí trả lương và các khoản phụ cấp cho công nhân trực tiếp điều khiển máy thi công.
• Tiền công của công nhân trực tiếp điều khiển máy: Chi phí trả công cho công nhân trực tiếp vận hành máy thi công.
• Chi phí bảo dưỡng và sửa chữa xe, máy thi công: Chi phí bảo dưỡng và sửa chữa để đảm bảo máy thi công hoạt động tốt.

Bên có:

• Kết chuyển chi phí sử dụng xe, máy thi công vào tài khoản 154 “Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang”. Điều này giúp tính vào chi phí chung của sản xuất và kinh doanh.
• Kết chuyển phần chi phí sử dụng máy thi công vượt trên mức bình thường vào tài khoản 632. Điều này giúp ghi nhận và quản lý riêng biệt chi phí vượt quá mức bình thường.

Tài khoản 623 sẽ không có số dư cuối kỳ, tức là các khoản chi phí liên quan đến máy thi công đã được hạch toán và kết chuyển vào các tài khoản khác theo quy định.

Tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công có 6 tài khoản cấp 2:

• Tài khoản 6231 – Chi phí nhân công: Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận chi phí liên quan đến nhân công. Đây bao gồm lương chính, lương phụ, phụ cấp lương phải trả cho công nhân trực tiếp điều khiển xe, máy thi công. Ngoài ra, tài khoản này cũng bao gồm các chi phí phục vụ máy thi công như vận chuyển, cung cấp nhiên liệu và vật liệu cho xe, máy thi công. Tuy nhiên, không ghi nhận các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo quy định hiện hành được tính trên lương của công nhân sử dụng xe, máy thi công. Các khoản trích này sẽ được phản ánh vào tài khoản 627 “Chi phí sản xuất chung”.
• Tài khoản 6232 – Chi phí vật liệu: Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận chi phí nhiên liệu (xăng, dầu, mỡ…) và các vật liệu khác phục vụ cho xe, máy thi công.
• Tài khoản 6233 – Chi phí dụng cụ sản xuất: Tài khoản này phản ánh các chi phí liên quan đến công cụ, dụng cụ lao động được sử dụng trong hoạt động của xe, máy thi công.
• Tài khoản 6234 – Chi phí khấu hao máy thi công: Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận chi phí khấu hao của xe, máy thi công được sử dụng trong hoạt động xây lắp công trình.
• Tài khoản 6237 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tài khoản này phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài như thuê ngoài sửa chữa xe, máy thi công, chi phí mua bảo hiểm cho xe, máy thi công, chi phí điện, nước, tiền thuê TSCĐ (Tài sản cố định), chi phí trả cho nhà thầu phụ và các chi phí tương tự.
• Tài khoản 6238 – Chi phí bằng tiền khác: Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận các chi phí khác phục vụ hoạt động của xe, máy thi công mà không thuộc vào các tài khoản trên. Đây có thể là các chi phí bằng tiền như phí sử dụng đường bộ, phí bảo trì, phí cầu đường, phí giám định, và các chi phí khác liên quan đến hoạt động của xe, máy thi công.

Lưu ý khi kế toán Tài khoản 622

Khi kế toán Tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công, kế toán cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:

• Phân loại chi phí: Tài khoản 623 gồm các tài khoản cấp 2 để phân loại chi phí theo từng mục đích sử dụng. Chúng ta cần xác định rõ chi phí thuộc vào tài khoản con nào để đảm bảo sự chính xác và rõ ràng trong ghi nhận.
• Phân biệt chi phí sử dụng máy thi công và các khoản trích: Tài khoản 623 chỉ ghi nhận các chi phí trực tiếp liên quan đến hoạt động của xe, máy thi công, bao gồm lương công nhân, vật liệu, nhiên liệu, dụng cụ sản xuất và chi phí khấu hao máy thi công. Các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn tính trên lương phải trả công nhân sử dụng xe, máy thi công sẽ được phản ánh vào tài khoản 627 “Chi phí sản xuất chung”.
• Ghi nhận đầy đủ và chính xác thông tin: Khi kế toán Tài khoản 623, cần đảm bảo ghi nhận đầy đủ thông tin liên quan đến chi phí sử dụng máy thi công. Điều này bao gồm thông tin về nguồn gốc chi phí, số lượng, giá trị và các thông tin khác liên quan để tạo nên một hệ thống kế toán chính xác và đáng tin cậy.
• Kiểm soát chi phí: Tài khoản 623 giúp chúng ta quản lý và kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công. Bằng cách ghi nhận và phân loại chi phí một cách chi tiết, chúng ta có thể đánh giá hiệu quả sử dụng các tài sản, tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm chi phí trong quá trình xây lắp công trình.

Các phương pháp kế toán cho một số giao dịch kinh tế quan trọng

Hạch toán chi phí sử dụng xe, máy thi công phụ thuộc vào hình thức sử dụng máy thi công có thể được thực hiện theo các phương thức khác nhau. Trong trường hợp tổ chức đội máy thi công riêng, chuyên thực hiện các khối lượng công việc bằng máy, việc hạch toán chi phí sẽ có những đặc điểm riêng.

Nếu tổ chức đội xe, máy thi công riêng, được phân cấp hạch toán và có tổ chức kế toán riêng

Kế toán sẽ được thực hiện hạch toán theo các bước sau:

• Hạch toán các chi phí liên quan đến hoạt động của đội xe, máy thi công. Trong quá trình này, các tài khoản sau sẽ được ghi nhận:
  • Nợ các tài khoản 621, 622, 627.
  • Có các tài khoản 111, 112, 152, 331, 334, 214, và các tài khoản khác tương ứng.
• Hạch toán chi phí sử dụng xe, máy và tính giá thành ca xe, máy dựa trên tài khoản 154 “Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang”. Giá thành ca xe, máy được xác định dựa trên giá thành thực tế hoặc giá khoán nội bộ. Quá trình này sẽ ghi sổ như sau:
  • Nếu doanh nghiệp thực hiện theo phương thức cung cấp dịch vụ xe, máy giữa các bộ phận, ghi:
    • Nợ tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6238 – Chi phí bằng tiền khác).
    • Có tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
  • Nếu doanh nghiệp thực hiện theo phương thức bán dịch vụ xe, máy giữa các bộ phận trong nội bộ, ghi:
    • Nợ tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6238 – Chi phí bằng tiền khác).
    • Nợ tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có).
    • Có tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (33311) (thuế GTGT phải nộp tính trên giá bán nội bộ về ca xe, máy bán dịch vụ).
    • Có tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (chi tiết cung cấp dịch vụ trong nội bộ).

Thông qua việc thực hiện đúng quy trình kế toán như trên, sẽ đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc hạch toán chi phí sử dụng xe, máy thi công cho tổ chức đội xe, máy thi công riêng. Điều này cũng giúp quản lý chi phí hiệu quả và đưa ra các quyết định hợp lý.

Nếu không tổ chức Đội xe, máy thi công riêng hoặc tổ chức Đội xe, máy thi công riêng nhưng không có tổ chức kế toán riêng cho đội

Quá trình hạch toán chi phí sử dụng xe, máy thi công sẽ được thực hiện theo các bước sau:

• Dựa vào số tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân điều khiển xe, máy và phục vụ xe, máy, ghi nhận:
  • Nợ tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6231 – Chi phí nhân công).
  • Có tài khoản 334 – Phải trả người lao động.
• Khi xuất kho vật liệu, công cụ, dụng cụ sử dụng cho hoạt động của xe, máy thi công trong kỳ, ghi nhận:
  • Nợ tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6232 – Chi phí vật liệu).
  • Có các tài khoản 152, 153 và tương ứng.
• Trong trường hợp mua vật liệu, công cụ sử dụng ngay (không qua nhập kho) cho hoạt động của xe, máy thi công trong kỳ, ghi nhận:
  • Nợ tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6232).
  • Nợ tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu áp dụng khấu trừ thuế).
  • Có các tài khoản 331, 111, 112 và tương ứng.
• Trích khấu hao xe, máy thi công sử dụng trong Đội xe, máy thi công, ghi nhận:
  • Nợ tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6234 – Chi phí khấu hao máy thi công).
  • Có tài khoản 214 – Hao mòn TSCĐ (Tài sản cố định).

• Khi phát sinh chi phí dịch vụ mua ngoài (bao gồm sửa chữa xe, máy thi công, chi phí điện, nước, tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ,…), ghi nhận:
  • Nợ tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6237).
  • Nợ tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được áp dụng khấu trừ thuế GTGT).
  • Có các tài khoản 111, 112, 331 và tương ứng.
• Khi phát sinh chi phí bằng tiền khác, ghi nhận:
  • Nợ tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6238 – Chi phí bằng tiền khác).
  • Nợ tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được áp dụng khấu trừ thuế GTGT).
  • Có các tài khoản 111, 112 và tương ứng.
• Dựa vào Bảng phân bổ chi phí sử dụng xe, máy (chi phí thực tế của từng ca xe, máy) tính cho từng công trình, hạng mục công trình, ghi nhận:
  • Nợ tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (khoản mục chi phí sử dụng máy thi công).
  • Nợ tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán (phần chi phí vượt quá mức bình thường).
  • Có tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công.

Thực hiện đúng các bước trên sẽ đảm bảo việc hạch toán chi phí sử dụng xe, máy thi công liên quan đến chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác diễn ra chính xác. Đồng thời, thông qua việc phân bổ chi phí sử dụng xe, máy cho từng công trình, hạng mục công trình, giúp quản lý chi phí một cách hiệu quả và đáng tin cậy.

Qua bài viết này, Blog Phần mềm kế toán rất vui được chia sẻ với bạn đọc về cách hạch toán Tài khoản 623: Chi phí sử dụng máy thi công theo quy định của Thông tư 200 về kế toán. Nếu bạn đọc có bất kỳ câu hỏi hay thắc mắc nào liên quan đến cách hạch toán Tài khoản 623, hãy để lại trong phần bình luận dưới bài viết. Chúng tôi sẽ rất hân hạnh giải đáp và cung cấp thông tin chi tiết để bạn có thể hiểu rõ hơn về vấn đề này.  Blog Phần mềm kế toán hy vọng rằng thông tin được chia sẻ sẽ hữu ích và mang đến giá trị cho bạn đọc trong quá trình thực hiện kế toán và quản lý tài chính của doanh nghiệp. Chúng tôi sẽ tiếp tục cập nhật những kiến thức mới nhất và hướng dẫn chi tiết về các vấn đề kế toán để giúp bạn đạt được sự thành công trong hoạt động kinh doanh.