Hướng dẫn ghi sổ Tài khoản 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Với mục đích hỗ trợ bạn trong việc thực hiện công việc kế toán theo quy định chi tiết của Thông tư 200/2014/TT-BTC về hạch toán tài khoản 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Blog Phanmemketoan mong muốn chia sẻ với bạn những thông tin chi tiết về tài khoản này cùng với hướng dẫn chi tiết về các bước thực hiện hạch toán liên quan. Chúng tôi tin rằng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình kế toán cho tài khoản 621 và áp dụng một cách hiệu quả trong công việc hàng ngày. Hãy tiếp tục đọc để khám phá những kiến thức hữu ích này và nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn thêm. Hãy cùng SIS khám phá tài khoản này ngay nhé.

Tài khoản 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo quy định trong Thông tư 200 có chức năng chính là ghi nhận các chi phí liên quan đến nguyên liệu và vật liệu trực tiếp được sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện các dịch vụ của các ngành công nghiệp, xây dựng, nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, giao thông vận tải, bưu chính viễn thông, kinh doanh khách sạn, du lịch và các dịch vụ khác. Tài khoản này được thiết lập nhằm phản ánh đầy đủ và chính xác những khoản chi phí liên quan đến việc mua sắm nguyên liệu và vật liệu trực tiếp, dùng để sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ trực tiếp. Đây là những chi phí trực tiếp ảnh hưởng đến quá trình sản xuất và đảm bảo hoạt động của các ngành công nghiệp và dịch vụ.

Ví dụ, trong lĩnh vực công nghiệp, tài khoản 621 sẽ ghi nhận các khoản chi phí liên quan đến nguyên liệu và vật liệu trực tiếp như nguyên liệu sản xuất, vật liệu đóng gói, nhiên liệu sử dụng trong quá trình sản xuất. Trong khi đó, trong lĩnh vực du lịch và khách sạn, tài khoản này sẽ ghi nhận các chi phí liên quan đến nguyên liệu và vật liệu trực tiếp như thực phẩm, đồ uống, vật liệu làm khách sạn và các vật liệu tiêu hao khác trong quá trình cung cấp dịch vụ.

Nguyên tắc kế toán tài khoản 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Tài khoản 621 phản ánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho hoạt động sản xuất và dịch vụ trong nhiều ngành công nghiệp

Tài khoản 621 ghi nhận chi phí nguyên liệu và vật liệu trực tiếp, dùng cho sản xuất và cung cấp dịch vụ trong nhiều ngành công nghiệp như xây dựng, nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, giao thông vận tải, bưu chính viễn thông, khách sạn, du lịch và dịch vụ khác. Để đảm bảo ghi nhận chính xác, tài khoản 621 được thiết lập để theo dõi chi phí mua sắm nguyên liệu và vật liệu trực tiếp sử dụng trong sản xuất và cung cấp dịch vụ. Đây là những chi phí trực tiếp ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của ngành công nghiệp và dịch vụ.

Ví dụ, trong ngành công nghiệp, tài khoản 621 ghi nhận chi phí nguyên liệu sản xuất, vật liệu đóng gói và nhiên liệu sử dụng. Trong lĩnh vực du lịch và khách sạn, tài khoản này ghi nhận chi phí thực phẩm, đồ uống, vật liệu xây dựng khách sạn và các vật liệu tiêu hao khác trong quá trình cung cấp dịch vụ.

Nguyên tắc hạch toán

Trong quá trình kinh doanh, tài khoản 621 có vai trò quan trọng trong việc hạch toán chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp sử dụng cho sản xuất và dịch vụ. Đây là tài khoản chỉ ghi nhận các chi phí nguyên liệu, vật liệu (bao gồm cả nguyên liệu, vật liệu chính và phụ) được sử dụng trực tiếp trong kỳ sản xuất, kinh doanh. Hạch toán đúng vào tài khoản đảm bảo tính chính xác và chi tiết của các chi phí liên quan đến nguyên liệu, vật liệu trực tiếp. Đặc biệt, giá trị chi phí này được tính theo giá thực tế khi xuất sử dụng.

Hạch toán chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp vào tài khoản 621

Trong quá trình kế toán, chúng ta thực hiện việc ghi chép và tập hợp chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp vào tài khoản 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo từng đối tượng sử dụng trực tiếp hoặc tập hợp chung cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, thực hiện dịch vụ. Khi xuất nguyên liệu, vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ và có thể xác định rõ ràng từng đối tượng sử dụng, chúng ta ghi chép và tập hợp chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp vào tài khoản 621 theo từng đối tượng sử dụng.

Nếu khi xuất sử dụng nguyên liệu, vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ không thể xác định cụ thể, rõ ràng cho từng đối tượng sử dụng, chúng ta tập hợp chung chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, thực hiện dịch vụ và ghi chép vào tài khoản 621.

Kết chuyển chi phí nguyên liệu, vật liệu vào tài khoản 154 và phân bổ vào giá thành sản phẩm

Cuối kỳ kế toán, chúng ta thực hiện kết chuyển chi phí nguyên liệu, vật liệu vào tài khoản 154 (tài khoản “Nguyên vật liệu, vật liệu và hàng tồn kho”) để phục vụ việc tính giá thành thực tế của sản phẩm và dịch vụ trong kỳ kế toán. Quá trình này được thực hiện dựa trên hai trường hợp khác nhau.

Trường hợp đầu tiên, nếu chi phí nguyên liệu, vật liệu đã được tập hợp riêng biệt cho từng đối tượng sử dụng trong quá trình sản xuất, chúng ta tiến hành kết chuyển các chi phí này vào tài khoản 154. Trường hợp thứ hai, nếu không tập hợp riêng biệt cho từng đối tượng sử dụng, chúng ta cần tiến hành tính phân bổ và kết chuyển chi phí nguyên liệu, vật liệu vào tài khoản 154. Quá trình phân bổ này nhằm xác định cách chia đều giá trị của nguyên liệu, vật liệu vào giá thành sản phẩm.

Trong quá trình phân bổ, doanh nghiệp cần sử dụng các tiêu chí và tiêu thức phân bổ hợp lý như tỷ lệ theo định mức sử dụng hoặc các phương pháp khác để phân bổ chi phí nguyên liệu, vật liệu vào giá thành sản phẩm.

Cách xử lý thuế GTGT đầu vào sẽ ảnh hưởng đến trị giá

• Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: Trong trường hợp này, trị giá nguyên liệu và vật liệu sẽ không bao gồm thuế GTGT. Doanh nghiệp có quyền khấu trừ số tiền thuế GTGT đã trả cho các hóa đơn mua nguyên liệu và vật liệu, và chỉ tính giá trị thực của chúng.
• Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ: Trái lại, khi thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, trị giá nguyên liệu và vật liệu sẽ bao gồm cả thuế GTGT. Doanh nghiệp phải tính toán và ghi nhận tổng giá trị của nguyên liệu và vật liệu, bao gồm cả số tiền thuế GTGT đã nộp.

Kết chuyển chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp vượt mức bình thường

Trong trường hợp chi phí nguyên liệu và vật liệu trực tiếp vượt quá mức bình thường, chúng không được tính vào giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ. Thay vào đó, chúng cần được kết chuyển ngay vào tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”. Điều này ám chỉ rằng khi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vượt quá mức dự kiến hoặc không phù hợp với quy định, doanh nghiệp phải xử lý chúng bằng cách kết chuyển vào tài khoản 632. Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận các chi phí liên quan đến giá vốn hàng bán, bao gồm cả các chi phí không thể tính vào giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ.

Lưu ý khi kế toán Tài khoản 621

Tài khoản 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được sử dụng để ghi nhận chi phí liên quan đến nguyên vật liệu trực tiếp được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Khi hạch toán vào tài khoản này, chúng ta cần chú ý các điểm sau:

Phân loại và ghi rõ nguyên vật liệu trực tiếp

Trong quá trình hạch toán cần chú trọng đến việc phân loại và ghi rõ từng loại nguyên vật liệu trực tiếp để có thông tin chi tiết và chính xác về các khoản chi phí. Điều này giúp đảm bảo rằng chúng ta có cái nhìn tổng quan về các nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, đồng thời cung cấp cơ sở để phân bổ chi phí một cách chính xác và công bằng.

Việc phân loại từng loại nguyên vật liệu trực tiếp giúp chúng ta hiểu rõ hơn về các thành phần và tính chất của từng loại nguyên liệu. Chẳng hạn, trong sản xuất sản phẩm, chúng ta có thể phân loại nguyên vật liệu trực tiếp theo từng phần tử, thành phần hoặc tầng của sản phẩm. Trên cơ sở đó, chúng ta có thể quản lý và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả hơn, xác định được các nguồn gốc chi phí cụ thể và đưa ra các biện pháp cải thiện và tối ưu hóa. Điều này cũng đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình kế toán. Thông qua việc ghi nhận đầy đủ và chi tiết, chúng ta có thể truy xuất và kiểm tra lại thông tin kế toán một cách dễ dàng. Điều này rất quan trọng trong việc kiểm tra, xác nhận và báo cáo tài chính, đồng thời tạo niềm tin và đáng tin cậy cho các bên liên quan.

Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ

Việc hạch toán đúng và đầy đủ có ý nghĩa:

• Đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán. Kiểm tra kỹ lưỡng và xác minh rằng tất cả các khoản chi phí đã được ghi nhận và hạch toán đầy đủ đảm bảo rằng báo cáo tài chính và thông tin kế toán liên quan sẽ phản ánh chính xác và đầy đủ về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
• Đảm bảo tính minh bạch và đáng tin cậy của thông tin kế toán. Ghi rõ và xác định rõ ràng các khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp giúp người đọc thông tin kế toán có thể hiểu rõ và theo dõi được nguồn gốc và mục đích sử dụng của các khoản này. Điều này tạo điều kiện cho sự kiểm tra và xác nhận thông tin kế toán từ các bên liên quan, đồng thời tạo niềm tin và đáng tin cậy trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh.
• Giúp cung cấp căn cứ cho việc quản lý và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả. Nhà quản lý có thể dễ dàng truy xuất và xem xét các thông tin kế toán liên quan đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, từ đó đưa ra các biện pháp để cải thiện hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, tối ưu hóa quy trình sản xuất và giảm thiểu lãng phí.
• Hạch toán đúng và đủ giúp theo dõi mức độ tiêu thụ và sử dụng nguyên vật liệu một cách cụ thể. Thông qua việc xem xét các thông tin kế toán liên quan, người sử dụng thông tin có thể phân tích, đánh giá và so sánh lượng nguyên vật liệu sử dụng trong các giai đoạn sản xuất khác nhau hoặc giữa các đơn vị công việc từ đó đưa ra các quyết định quản lý thông minh nhằm giảm thiểu lãng phí, tăng cường hiệu suất và tối đa hóa lợi nhuận.

Kiểm tra và xác nhận thông tin

Trước khi tiến hành hạch toán cần tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng và xác minh rằng thông tin về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đã được thu thập đầy đủ và chính xác. Điều này bao gồm việc xác định và ghi nhận từng loại nguyên vật liệu trực tiếp, bao gồm cả số lượng, đơn vị tính, giá trị và nguồn gốc của chúng. Tiếp đó cần kiểm tra tính hợp lý của các số liệu kế toán với các chứng từ và tài liệu hỗ trợ. Nếu phát hiện bất kỳ sai sót hay không khớp nào, cần tiến hành điều chỉnh và sửa chữa để đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

Thực hiện theo quy định của hệ thống kế toán

Khi kế toán, tuân thủ quy định và quy trình kế toán trong hệ thống kế toán của tổ chức hoặc doanh nghiệp là rất quan trọng. Điều này đảm bảo tính đồng nhất và tuân thủ quy định pháp luật. Cần nắm vững và áp dụng các quy định pháp luật liên quan đến kế toán nguyên vật liệu trực tiếp. Điều này bao gồm tuân thủ các quy định về kế toán, thuế và các quy định khác liên quan đến ghi nhận, đánh giá và báo cáo thông tin kế toán về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Áp dụng các quy trình kế toán đã được thiết lập trong hệ thống kế toán của tổ chức hoặc doanh nghiệp cũng rất quan trọng, điều này đảm bảo tính nhất quán của thông tin kế toán từ quá trình ghi nhận, phân loại, định giá cho đến báo cáo và giám định kế toán.

Kết cấu và nội dung phản ảnh tài khoản 621

Bên Nợ: Ghi nhận trị giá thực tế của nguyên liệu và vật liệu đã được xuất và sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ trong kỳ kế toán.

Bên Có:

• Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu và vật liệu đã sử dụng trong quá trình sản xuất và kinh doanh trong kỳ vào tài khoản 154 “Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang” hoặc tài khoản 631 “Giá thành sản xuất”. Đồng thời, cần ghi rõ thông tin chi tiết cho từng đối tượng để tính toán giá thành của sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Kết chuyển chi phí nguyên liệu và vật liệu trực tiếp nếu vượt quá mức bình thường vào tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”.
• Ghi nhận trị giá của nguyên liệu và vật liệu trực tiếp sử dụng mà không hết trong kỳ kế toán.

Tài khoản 621 sẽ không có số dư cuối kỳ, tức là số dư của tài khoản này sẽ được chuyển hết vào các tài khoản khác trong quá trình kết chuyển và tính toán giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ.

Các phương pháp kế toán cho một số giao dịch kinh tế quan trọng

Ghi chép khi xuất nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất và dịch vụ

• Nợ TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp.
• Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.

Khi mua nguyên vật liệu và được khấu trừ thuế GTGT

Trường hợp mua nguyên liệu, vật liệu sử dụng ngay (không qua nhập kho) cho hoạt động sản xuất sản phẩm, hoặc thực hiện dịch vụ và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, cách hạch toán như sau:

• Nợ tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp.
• Nợ tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
• Có các tài khoản 331, 141, 111, 112,…

Trường hợp số nguyên liệu, vật liệu xuất ra không sử dụng hết vào hoạt động sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ và cuối kỳ nhập lại kho

• Nợ tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
• Có tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp.

Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vượt quá mức bình thường hoặc hao hụt được tính ngay vào giá vốn hàng bán

• Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
• Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp.

Đối với chi phí nguyên vật liệu sử dụng chung cho hợp đồng hợp tác kinh doanh

• Khi phát sinh chi phí nguyên vật liệu sử dụng chung cho hợp đồng hợp tác kinh doanh, căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ liên quan, chúng ta ghi:
  • Nợ tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp (chi tiết từng hợp đồng).
  • Nợ tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
  • Có các tài khoản 111, 112, 331…

• Định kỳ, kế toán lập Bảng phân bổ chi phí chung (có sự xác nhận của các bên) và xuất hoá đơn GTGT để phân bổ chi phí nguyên vật liệu sử dụng chung cho hợp đồng hợp tác kinh doanh cho các bên, chúng ta ghi:
  • Nợ tài khoản 138 – Phải thu khác (chi tiết cho từng đối tác).
  • Có tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp.
  • Có tài khoản 3331 – Thuế GTGT phải nộp.

• Trong trường hợp không phải xuất hóa đơn GTGT khi phân bổ chi phí, kế toán ghi giảm thuế GTGT đầu vào bằng cách ghi: Có tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.

Phương pháp kế toán cuối kỳ

Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào Bảng phân bổ vật liệu tính cho từng đối tượng sử dụng nguyên liệu, vật liệu (phân xưởng sản xuất sản phẩm, loại sản phẩm, công trình, hạng mục công trình của hoạt động xây lắp, loại dịch vụ,…) theo phương pháp trực tiếp hoặc phân bổ, ghi:

• Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
• Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất (phương pháp kiểm kê định kỳ)
• Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần vượt trên mức bình thường)
• Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp.

Qua bài viết này, Blog Phần mềm kế toán rất vui được chia sẻ với bạn đọc về cách hạch toán Tài khoản 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo quy định của Thông tư 200 về kế toán. Nếu bạn đọc có bất kỳ câu hỏi hay thắc mắc nào liên quan đến cách hạch toán Tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính, hãy để lại trong phần bình luận dưới bài viết. Chúng tôi sẽ rất hân hạnh giải đáp và cung cấp thông tin chi tiết để bạn có thể hiểu rõ hơn về vấn đề này. Blog Phanmemketoan hy vọng rằng thông tin được chia sẻ sẽ hữu ích và mang đến giá trị cho bạn đọc trong quá trình thực hiện kế toán và quản lý tài chính của doanh nghiệp. Chúng tôi sẽ tiếp tục cập nhật những kiến thức mới nhất và hướng dẫn chi tiết về các vấn đề kế toán để giúp bạn đạt được sự thành công trong hoạt động kinh doanh.