Hướng dẫn ghi sổ Tài khoản 211: Tài sản cố định hữu hình

Để hỗ trợ các bạn trong việc thực hiện công việc kế toán theo quy định chi tiết của Thông tư 200/2014/TT-BTC về hạch toán tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình, Blog Phanmemketoan mong muốn chia sẻ với bạn những thông tin cần biết về tài khoản này, cùng hướng dẫn chi tiết về các bước thực hiện hạch toán liên quan một cách chuyên sâu. Chúng tôi tin rằng những thông tin này sẽ giúp bạn nắm vững quy trình kế toán cho tài khoản 211 và áp dụng hiệu quả trong công việc hàng ngày. Hãy tiếp tục đọc để khám phá những kiến thức hữu ích này và nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn thêm. Cùng SIS tìm hiểu thêm nào

Nguyên tắc kế toán tài khoản 211

Ghi nhận giá trị và biến động của tài sản cố định hữu hình theo nguyên tắc ghi nhận nguyên giá

Tài khoản 211 được sử dụng để phản ánh giá trị hiện tại và biến động tăng giảm của toàn bộ tài sản cố định hữu hình của doanh nghiệp dựa trên nguyên tắc ghi nhận nguyên giá.

Ghi nhận tài sản vật chất dùng cho sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp

Tài sản cố định hữu hình là những tài sản vật chất mà doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng trong hoạt động sản xuất và kinh doanh, tuân thủ tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình. Những tài sản này thường có hình thái vật chất và được cấp phép phù hợp cho việc sử dụng trong hoạt động kinh doanh.

Tiêu chuẩn được coi là tài sản hữu hình

• Những tài sản hữu hình có kết cấu độc lập hoặc nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ được liên kết với nhau thành một hệ thống nhằm thực hiện một hay một số chức năng nhất định. Trong trường hợp thiếu bất kỳ một bộ phận nào trong hệ thống đó, thì cả hệ thống sẽ không thể hoạt động được. Để được coi là tài sản cố định, tài sản này phải đáp ứng đồng thời bốn tiêu chuẩn sau:
  • Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế từ việc sử dụng tài sản trong tương lai.
  • Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy.
  • Có thời gian sử dụng kéo dài từ 1 năm trở lên.
  • Có giá trị theo quy định hiện hành.
• Trong trường hợp một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau, mỗi bộ phận có thời gian sử dụng khác nhau, và nếu thiếu một bộ phận nào đó mà hệ thống vẫn có thể thực hiện chức năng hoạt động chính của nó, thì vẫn phải quản lý từng bộ phận tài sản đó độc lập để đáp ứng yêu cầu quản lý và sử dụng tài sản cố định. Mỗi bộ phận tài sản sẽ được coi là một tài sản cố định hữu hình độc lập nếu đồng thời thoả mãn bốn tiêu chuẩn của tài sản cố định.
• Đối với súc vật làm việc hoặc súc vật cho sản phẩm, nếu từng con súc vật đáp ứng đồng thời bốn tiêu chuẩn của tài sản cố định, thì được coi là một tài sản cố định hữu hình. Đối với vườn cây lâu năm, nếu từng mảnh vườn cây hoặc cây đáp ứng đồng thời bốn tiêu chuẩn của tài sản cố định, thì cũng được coi là một tài sản cố định hữu hình.

Phản ánh giá trị theo nguyên giá và theo dõi chi tiết từng Tài sản cố định

Nguyên giá Tài sản cố định hữu hình do mua sắm bao gồm các yếu tố sau:

Giá mua (trừ các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá), thuế (không bao gồm thuế được hoàn lại) và các chi phí trực tiếp liên quan đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như chi phí chuẩn bị mặt bằng, chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu, chi phí lắp đặt, chạy thử (trừ các khoản thu hồi từ sản phẩm, phế liệu phát sinh từ chạy thử), chi phí chuyên gia và các chi phí trực tiếp khác. Chi phí lãi vay phát sinh khi mua sắm Tài sản cố định đã hoàn thiện (Tài sản cố định sử dụng được ngay mà không cần qua quá trình đầu tư xây dựng) không được tính vào nguyên giá Tài sản cố định.

• Trong trường hợp mua Tài sản cố định kèm theo thiết bị và phụ tùng thay thế, ta phải xác định và ghi nhận riêng biệt giá trị của thiết bị và phụ tùng thay thế theo mức giá hợp lý. Nguyên giá Tài sản cố định được mua là tổng chi phí trực tiếp liên quan đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng trừ đi giá trị của thiết bị và phụ tùng thay thế.
• Nguyên giá Tài sản cố định hữu hình mua sắm được trả theo hình thức trả chậm: Đây là giá mua phải trả ngay tại thời điểm mua cộng với các chi phí trực tiếp tính đến thời điểm đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng (không bao gồm thuế được hoàn lại). Sự khác biệt giữa giá mua trả chậm và giá mua trả tiền ngay được ghi nhận vào chi phí sản xuất và kinh doanh theo kỳ hạn thanh toán.
• Nguyên giá Tài sản cố định là bất động sản: Khi mua sắm bất động sản, đơn vị phải phân chia riêng giá trị quyền sử dụng đất và tài sản trên đất theo quy định của pháp luật. Phần giá trị tài sản trên đất được ghi nhận là Tài sản cố định hữu hình, trong khi giá trị quyền sử dụng đất được hạch toán là Tài sản cố định vô hình hoặc chi phí trả trước, phụ thuộc vào từng trường hợp và theo quy định của pháp luật.

Nguyên giá Tài sản cố định hữu hình hình thành do đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành có các điểm cụ thể như sau:

Nguyên giá Tài sản cố định theo phương thức giao thầu: Đây là giá trị quyết toán công trình xây dựng theo quy định tại Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành, bao gồm cả các chi phí liên quan trực tiếp và lệ phí trước bạ (nếu có). Đối với Tài sản cố định là con súc vật làm việc hoặc cho sản phẩm, vườn cây lâu năm, nguyên giá sẽ bao gồm toàn bộ các chi phí thực tế đã chi ra cho con súc vật, vườn cây đó từ lúc hình thành cho tới khi đưa vào khai thác, sử dụng và các chi phí trực tiếp khác có liên quan.

Tài sản cố định hữu hình tự xây dựng hoặc tự sản xuất:

• Nguyên giá Tài sản cố định hữu hình tự xây dựng là giá trị quyết toán công trình khi đưa vào sử dụng. Trong trường hợp Tài sản cố định đã đưa vào sử dụng nhưng chưa thực hiện quyết toán, doanh nghiệp sẽ hạch toán nguyên giá dựa trên giá tạm tính và điều chỉnh sau khi quyết toán công trình hoàn thành.
• Nguyên giá Tài sản cố định hữu hình tự sản xuất là giá thành thực tế của Tài sản cố định, bao gồm cả các chi phí trực tiếp liên quan đến việc đưa Tài sản cố định vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.

Cả hai trường hợp trên đều bao gồm chi phí lắp đặt và chạy thử, trừ giá trị sản phẩm thu hồi trong quá trình chạy thử và sản xuất thử. Trong quá trình tự xây dựng hoặc tự sản xuất, doanh nghiệp không được tính vào nguyên giá Tài sản cố định hữu hình các khoản lãi nội bộ và các khoản chi phí không hợp lý như nguyên liệu, vật liệu lãng phí, lao động hoặc các khoản chi phí khác sử dụng vượt quá mức bình thường.

Nguyên giá Tài sản cố định hữu hình mua dưới hình thức trao đổi và tương tự

Nguyên giá Tài sản cố định hữu hình mua dưới hình thức trao đổi với một Tài sản cố định không tương tự hoặc tài sản khác được xác định dựa trên giá trị hợp lý của Tài sản cố định nhận về hoặc giá trị hợp lý của tài sản đem trao đổi. Quá trình này bao gồm việc điều chỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền trả thêm hoặc thu về, cộng với các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa Tài sản cố định vào trạng thái sẵn sàng sử dụng (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại).

Trong trường hợp mua Tài sản cố định dưới hình thức trao đổi với một Tài sản cố định tương tự, hoặc có thể hình thành do được bán để đổi lấy quyền sở hữu một tài sản tương tự, nguyên giá Tài sản cố định nhận về được tính dựa trên giá trị còn lại của Tài sản cố định đem trao đổi. Trong quá trình này không có khoản lãi hay lỗ nào được ghi nhận. Điều này có nghĩa là giá trị Tài sản cố định nhận về sẽ tương đương với giá trị Tài sản cố định đem trao đổi. Qua đó, nguyên giá Tài sản cố định hữu hình được xác định một cách hợp lý trong quá trình mua dưới hình thức trao đổi và tương tự.

Nguyên giá Tài sản cố định hữu hình được cấp và điều chuyển đến trong doanh nghiệp

Nguyên giá Tài sản cố định hữu hình được cấp và điều chuyển đến bao gồm các yếu tố sau:

• Giá trị còn lại trên sổ kế toán của tài sản cố định ở doanh nghiệp cấp hoặc doanh nghiệp điều chuyển: Đây là giá trị đã được ghi nhận trên sổ sách kế toán của tài sản cố định ở doanh nghiệp cấp hoặc doanh nghiệp điều chuyển. Nó có thể được xác định dựa trên quy định của pháp luật và các quy tắc kế toán áp dụng.
• Giá trị theo đánh giá thực tế của Hội đồng giao nhận hoặc tổ chức định giá chuyên nghiệp: Trong trường hợp không có giá trị còn lại đã được ghi nhận trên sổ kế toán, giá trị Tài sản cố định được xác định dựa trên đánh giá thực tế được thực hiện bởi Hội đồng giao nhận hoặc tổ chức định giá chuyên nghiệp theo quy định của pháp luật.
• Ngoài các yếu tố trên, nguyên giá Tài sản cố định hữu hình cấp và điều chuyển còn bao gồm các chi phí trực tiếp khác. Điều này bao gồm các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nâng cấp, lắp đặt, chạy thử, và lệ phí trước bạ (nếu có). Các chi phí này được tính đến thời điểm đưa Tài sản cố định vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.

Riêng đối với nguyên giá Tài sản cố định hữu hình điều chuyển giữa các đơn vị không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc trong cùng doanh nghiệp, nguyên giá được phản ánh phù hợp với bộ hồ sơ của tài sản cố định tại doanh nghiệp bị điều chuyển. Đơn vị nhận Tài sản cố định sẽ căn cứ vào nguyên giá, số khấu hao luỹ kế, giá trị còn lại trên sổ kế toán và bộ hồ sơ của tài sản cố định đó để phản ánh vào sổ kế toán. Trong trường hợp này, các chi phí liên quan đến việc điều chuyển tài sản cố định giữa các đơn vị không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc sẽ không được hạch toán tăng vào nguyên giá Tài sản cố định, mà sẽ được hạch toán vào chi phí sản xuất hoặc chi phí kinh doanh trong kỳ tương ứng.

Nguyên giá Tài sản cố định hữu hình nhận góp vốn, nhận lại vốn góp được xác định dựa trên các yếu tố sau:

• Trong trường hợp nhận góp vốn hoặc nhận lại vốn góp, giá trị Tài sản cố định hữu hình được xác định dựa trên sự đồng thuận giữa các thành viên, cổ đông sáng lập. Các bên liên quan cùng thống nhất một giá trị cho Tài sản cố định dựa trên thỏa thuận của họ.
• Nguyên giá Tài sản cố định có thể được xác định dựa trên thỏa thuận giữa doanh nghiệp và người góp vốn. Hai bên thống nhất một giá trị hợp lý cho Tài sản cố định dựa trên đánh giá và thỏa thuận riêng của họ.
• Trong trường hợp không có định giá nhất trí hoặc thỏa thuận giữa các bên liên quan, nguyên giá Tài sản cố định nhận góp vốn, nhận lại vốn góp có thể được xác định dựa trên đánh giá của một tổ chức chuyên nghiệp có thẩm quyền. Tổ chức này sẽ thực hiện đánh giá giá trị Tài sản cố định theo quy định của pháp luật và được các thành viên, cổ đông sáng lập chấp thuận.

Nguyên giá Tài sản cố định do phát hiện thừa, được tài trợ, biếu, tặng được xác định dựa trên các yếu tố sau:

• Trong trường hợp phát hiện thừa, tài trợ, biếu, tặng tài sản cố định, giá trị nguyên giá được xác định dựa trên đánh giá thực tế được thực hiện bởi Hội đồng giao nhận hoặc tổ chức định giá chuyên nghiệp. Các đơn vị này sẽ thực hiện việc đánh giá giá trị Tài sản cố định dựa trên quy định của pháp luật và các quy tắc chuyên ngành áp dụng.
• Nguyên giá tài sản cố định cũng bao gồm các chi phí trực tiếp mà bên nhận phải chi ra để đưa Tài sản cố định vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Các chi phí này có thể bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, chạy thử và lệ phí trước bạ (nếu có). Những chi phí này được tính đến thời điểm Tài sản cố định được đưa vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.

Nguyên giá Tài sản cố định mua bằng ngoại tệ được xác định và hạch toán theo quy định tại Điều 69 – hướng dẫn phương pháp kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái.

Quy định này áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp mua Tài sản cố định bằng ngoại tệ, và khi tỷ giá hối đoái giữa ngoại tệ và đơn vị tiền tệ của doanh nghiệp thay đổi. Theo hướng dẫn này, quy trình xác định nguyên giá Tài sản cố định mua bằng ngoại tệ sẽ tuân thủ các quy tắc kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái. Cụ thể, trong quá trình mua Tài sản cố định bằng ngoại tệ, doanh nghiệp sẽ thực hiện ghi nhận nguyên giá dựa trên tỷ giá hối đoái vào thời điểm giao dịch. Tuy nhiên, khi tỷ giá hối đoái thay đổi, chênh lệch giữa tỷ giá hối đoái vào thời điểm giao dịch và tỷ giá hối đoái vào thời điểm thanh toán sẽ được hạch toán vào tài khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái.

Những trường hợp được thay đổi nguyên giá Tài sản cố định hữu hình

• Đánh giá lại Tài sản cố định theo quyết định của Nhà nước: Trong trường hợp có sự thay đổi về giá trị hoặc chính sách quản lý Tài sản cố định do quyết định của Nhà nước, nguyên giá Tài sản cố định có thể được điều chỉnh theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.
• Xây lắp, trang bị thêm cho Tài sản cố định: Khi doanh nghiệp tiến hành xây lắp, trang bị thêm các phần, thiết bị cho Tài sản cố định hiện có, nguyên giá Tài sản cố định sẽ được điều chỉnh để phản ánh chi phí bổ sung và giá trị mới được thêm vào.
• Thay đổi bộ phận của Tài sản cố định: Trong trường hợp thay đổi bộ phận của Tài sản cố định làm tăng thời gian sử dụng hữu ích hoặc tăng công suất sử dụng, nguyên giá Tài sản cố định có thể điều chỉnh để phản ánh sự cải thiện hiệu suất hoặc khả năng sử dụng của Tài sản.
• Cải tiến bộ phận của Tài sản cố định: Khi cải tiến bộ phận của Tài sản cố định làm tăng đáng kể chất lượng sản phẩm sản xuất ra, nguyên giá Tài sản cố định sẽ được điều chỉnh để phản ánh sự cải thiện này.
• Áp dụng quy trình công nghệ sản xuất mới: Trong trường hợp áp dụng quy trình công nghệ sản xuất mới làm giảm chi phí hoạt động của Tài sản cố định so với trước, nguyên giá Tài sản cố định có thể điều chỉnh để phản ánh sự giảm chi phí này.
• Tháo dỡ một hoặc một số bộ phận của Tài sản cố định: Khi tháo dỡ một hoặc một số bộ phận của Tài sản cố định, nguyên giá Tài sản cố định sẽ được điều chỉnh để phản ánh sự giảm đi của phần bị tháo dỡ.

Bảo dưỡng, sửa chữa TSCĐ không tính vào giá trị TSCĐ, trừ khi yêu cầu kỹ thuật đặc biệt.

Các chi phí bảo dưỡng, sửa chữa và duy trì cho Tài sản cố định trong hoạt động bình thường không được tính vào giá trị Tài sản cố định, mà được ghi nhận là các chi phí phát sinh trong kỳ. Tuy nhiên, đối với các Tài sản cố định có yêu cầu kỹ thuật đặc biệt và cần được bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ (như tuabin nhà máy điện, động cơ máy bay…), kế toán sẽ trích lập khoản dự phòng phải trả và tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong mỗi kỳ để đảm bảo có nguồn trang trải khi phát sinh việc bảo dưỡng, sửa chữa này.

TSCĐ hữu hình cho thuê vẫn phải trích khấu hao theo chuẩn mực kế toán và chính sách tài chính.

Tài sản cố định hữu hình được cho thuê vẫn phải trích khấu hao theo quy định của chuẩn mực kế toán và chính sách tài chính hiện hành. Dù cho Tài sản cố định được sử dụng cho mục đích cho thuê, quy trình trích khấu hao vẫn áp dụng để phản ánh giá trị sử dụng của Tài sản cố định theo thời gian.

TSCĐ hữu hình phải được theo dõi chi tiết từng đối tượng, loại và địa điểm để quản lý và xác định giá trị.

Tài sản cố định hữu hình phải được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng ghi Tài sản cố định, theo từng loại Tài sản cố định và địa điểm bảo quản, sử dụng, quản lý Tài sản cố định. Điều này giúp doanh nghiệp có khả năng xác định rõ ràng vị trí, trạng thái và giá trị của từng Tài sản cố định trong hệ thống quản lý tài sản. Quá trình theo dõi chi tiết này bao gồm việc ghi nhận các thông tin liên quan như số lượng, giá trị, ngày mua, ngày đưa vào sử dụng, ngày bảo hành, các công việc bảo dưỡng và sửa chữa đã thực hiện, cũng như thông tin về việc cho thuê và sử dụng Tài sản cố định.

Kết cấu và nội dung phản ảnh tài khoản 211

Bên Nợ:

• Nguyên giá của Tài sản cố định hữu hình tăng khi đã hoàn thành bàn giao và đưa vào sử dụng, thông qua quá trình mua sắm, nhận vốn góp, cấp phát, tặng biếu hoặc tài trợ, hoặc do phát hiện thừa;
• Có điều chỉnh tăng nguyên giá của Tài sản cố định do thực hiện xây lắp, trang bị thêm, hoặc cải tạo và nâng cấp;
• Có điều chỉnh tăng nguyên giá Tài sản cố định do tiến hành đánh giá lại.

Bên Có:

• Nguyên giá của Tài sản cố định hữu hình giảm do điều chuyển cho doanh nghiệp khác, nhượng bán, thanh lý hoặc góp vốn vào liên doanh, hợp tác kinh doanh;
• Nguyên giá của Tài sản cố định giảm do tháo bớt một hoặc một số bộ phận của chúng;
• Có điều chỉnh giảm nguyên giá Tài sản cố định do tiến hành đánh giá lại.

Số dư bên Nợ: Đại diện cho tổng nguyên giá Tài sản cố định hữu hình hiện có trong doanh nghiệp.

Tài khoản 211 có 6 tài khoản cấp 2:

• Tài khoản 2111 – Nhà cửa, vật kiến trúc: Được sử dụng để ghi nhận giá trị các công trình xây dựng, như nhà cửa, vật kiến trúc, hàng rào, bể, tháp nước, sân bãi và các công trình trang trí thiết kế cho nhà cửa. Ngoài ra, tài khoản này còn bao gồm các công trình cơ sở hạ tầng như đường sá, cầu cống, đường sắt, cầu tàu, cầu cảng…
• Tài khoản 2112 – Máy móc thiết bị: Dùng để ghi nhận giá trị các loại máy móc, thiết bị sử dụng trong quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Đây bao gồm máy móc chuyên dụng, máy móc công nghiệp, thiết bị công tác, dây chuyền công nghệ và các máy móc đơn lẻ khác.
• Tài khoản 2113 – Phương tiện vận tải, truyền dẫn: Được sử dụng để ghi nhận giá trị các loại phương tiện vận tải, bao gồm phương tiện đường bộ, đường sắt, đường thủy, hàng không, đường ống và các thiết bị truyền dẫn khác.
• Tài khoản 2114 – Thiết bị, dụng cụ quản lý: Dùng để ghi nhận giá trị các loại thiết bị, dụng cụ được sử dụng trong quá trình quản lý, kinh doanh và quản lý hành chính của doanh nghiệp.
• Tài khoản 2115 – Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm: Sử dụng để ghi nhận giá trị của các tài sản cố định như cây lâu năm, súc vật làm việc và súc vật nuôi để lấy sản phẩm.
• Tài khoản 2118 – TSCĐ khác: Được sử dụng để ghi nhận giá trị các tài sản cố định khác chưa được phản ánh trong các tài khoản đã nêu trên.

Các phương pháp kế toán cho một số giao dịch kinh tế quan trọng

Kế toán tăng Tài sản cố định hữu hình

Trong trường hợp doanh nghiệp nhận vốn góp từ chủ sở hữu hoặc nhận vốn cấp bằng Tài sản cố định hữu hình, quy trình ghi nhận như sau:

• Ghi nợ vào Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình (theo giá trị thỏa thuận) để phản ánh giá trị của Tài sản cố định được góp vào doanh nghiệp.
• Ghi có vào Tài khoản 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu để ghi nhận tăng vốn đầu tư từ chủ sở hữu trong doanh nghiệp.

Trong trường hợp mua sắm Tài sản cố định hữu hình, quy trình ghi nhận tài khoản như sau:

• Trường hợp mua sắm Tài sản cố định hữu hình và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào:
  • Ghi nợ vào Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình (giá mua chưa có thuế GTGT) để phản ánh giá trị Tài sản cố định mua vào.
  • Ghi nợ vào Tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332) để ghi nhận giá trị thuế GTGT được khấu trừ.
  • Ghi có vào các Tài khoản 111, 112,… tương ứng với nguồn vốn sử dụng để mua Tài sản cố định.
  • Ghi có vào Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán để ghi nhận số tiền phải trả cho người bán Tài sản cố định.
  • Ghi có vào Tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411) nếu có sử dụng vay hoặc nợ thuê tài chính để mua Tài sản cố định.

• Trường hợp mua sắm Tài sản cố định hữu hình được kèm theo thiết bị phụ tùng thay thế:
  • Ghi nợ vào Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình (chi tiết Tài sản cố định được mua, chi tiết thiết bị phụ tùng, thay thế đủ tiêu chuẩn của Tài sản cố định).
  • Ghi nợ vào Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ (1534) để ghi nhận giá trị của thiết bị, phụ tùng thay thế.
  • Ghi nợ vào Tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332) nếu có thuế GTGT được khấu trừ.
  • Ghi có vào các Tài khoản 111, 112,… tương ứng với nguồn vốn sử dụng để mua Tài sản cố định.
  • Ghi có vào Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán để ghi nhận số tiền phải trả cho người bán Tài sản cố định và thiết bị phụ tùng.
  • Ghi có vào Tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411) nếu có sử dụng vay hoặc nợ thuê tài chính để mua Tài sản cố định.

• Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, thì nguyên giá Tài sản cố định bao gồm cả TSCĐ được mua sắm bằng nguồn vốn đầu tư XDCB của doanh nghiệp dùng vào SXKD, quy trình ghi nhận như sau:
  • Ghi nợ vào Tài khoản 441 – Nguồn vốn đầu tư XDCB để ghi nhận giảm nguồn vốn đầu tư XDCB.
  • Ghi có vào Tài khoản 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu để ghi nhận tăng nguồn vốn đầu tư từ chủ sở hữu trong doanh nghiệp.

Trong trường hợp mua Tài sản cố định hữu hình theo phương thức trả chậm, trả góp, quy trình ghi nhận như sau:

• Ban đầu, khi mua Tài sản cố định, ghi nợ vào Tài khoản 211 – TSCĐ hữu hình với giá trị nguyên giá, được ghi theo giá mua trả tiền ngay.
• Nếu áp dụng, ghi nợ vào Tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ để ghi nhận việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào (nếu có).
• Nếu có chi phí trả trước, ghi nợ vào Tài khoản 242 – Chi phí trả trước. Phần lãi trả chậm sẽ được tính là chênh lệch giữa tổng số tiền phải thanh toán trừ giá mua trả tiền ngay và thuế GTGT (nếu có).
• Ghi có vào các Tài khoản 111, 112, 331 để ghi nhận phải trả cho người bán và các khoản trả định kỳ (bao gồm cả giá gốc và lãi trả chậm, trả góp) theo thỏa thuận.
• Định kỳ, khi thanh toán tiền cho người bán, ghi nợ vào Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán và ghi có vào các Tài khoản 111, 112 để ghi nhận số tiền phải trả định kỳ (bao gồm cả giá gốc và lãi trả chậm, trả góp) theo thỏa thuận.
• Định kỳ, tính vào chi phí, ghi nợ vào Tài khoản 635 – Chi phí tài chính và ghi có vào Tài khoản 242 – Chi phí trả trước để ghi nhận số lãi trả chậm, trả góp phải trả trong từng kỳ.

Trong trường hợp doanh nghiệp được tài trợ, biếu, tặng Tài sản cố định hữu hình và đưa chúng vào sử dụng ngay cho hoạt động sản xuất kinh doanh, quy trình ghi nhận có thể được thực hiện như sau:

• Ban đầu, ghi nợ vào Tài khoản 211 – TSCĐ hữu hình để phản ánh giá trị của Tài sản cố định được tài trợ, biếu, tặng.
• Ghi có vào Tài khoản 711 – Thu nhập khác để ghi nhận thu nhập từ việc nhận được tài trợ, biếu, tặng Tài sản cố định.

Các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc tài trợ, biếu, tặng Tài sản cố định cũng có thể được ghi nhận vào nguyên giá của Tài sản cố định, theo các tài khoản tương ứng như sau:

• Ghi nợ vào Tài khoản 211 – TSCĐ hữu hình để phản ánh giá trị của Tài sản cố định.
• Ghi có vào các Tài khoản 111, 112, 331,… để ghi nhận các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến việc tài trợ, biếu, tặng Tài sản cố định.

Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng sản phẩm tự sản xuất để chuyển thành Tài sản cố định hữu hình, quy trình ghi nhận có thể được thực hiện như sau:

• Ban đầu, ghi nợ vào Tài khoản 211 – TSCĐ hữu hình để phản ánh giá trị của Tài sản cố định đã được chuyển đổi từ sản phẩm tự sản xuất.
• Ghi có vào Tài khoản 155 – Thành phẩm nếu Tài sản cố định đã được xuất kho ra sử dụng.
• Ghi có vào Tài khoản 154 – Chi phí Sản xuất kinh doanh dở dang để phản ánh chi phí đã được thực hiện trong quá trình sản xuất và chuyển đổi thành Tài sản cố định ngay khi đưa vào sử dụng.

Trong trường hợp Tài sản cố định hữu hình được mua dưới hình thức trao đổi, quy trình ghi nhận có thể được thực hiện như sau:

• Trường hợp trao đổi với Tài sản cố định hữu hình tương tự: Khi nhận Tài sản cố định hữu hình tương tự do trao đổi và đưa vào sử dụng ngay cho Sản xuất Kinh doanh (SXKD), ghi:
  • Nợ vào Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá Tài sản cố định hữu hình nhận về được ghi theo giá trị còn lại của Tài sản cố định đưa đi trao đổi).
  • Nợ vào Tài khoản 214 – Hao mòn Tài sản cố định (số đã khấu hao của Tài sản cố định đưa đi trao đổi).
  • Có vào Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá Tài sản cố định đưa đi trao đổi).

• Trường hợp trao đổi với Tài sản cố định hữu hình không tương tự:
  • Khi giao Tài sản cố định hữu hình cho bên trao đổi, ghi:
    • Nợ vào Tài khoản 811 – Chi phí khác (giá trị còn lại của Tài sản cố định đưa đi trao đổi).
    • Nợ vào Tài khoản 214 – Hao mòn Tài sản cố định (giá trị đã khấu hao).
    • Có vào Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá).
  • Đồng thời, ghi tăng thu nhập do trao đổi Tài sản cố định:
    • Nợ vào Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng (tổng giá trị thanh toán).
    • Có vào Tài khoản 711 – Thu nhập khác (giá trị hợp lý của Tài sản cố định đưa đi trao đổi).
    • Có vào Tài khoản 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
  • Khi nhận được Tài sản cố định hữu hình do trao đổi, ghi:
    • Nợ vào Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình (giá trị hợp lý của Tài sản cố định nhận về).
    • Nợ vào Tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
    • Có vào Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng (tổng giá trị thanh toán).

• Trong trường hợp phải thu thêm tiền do giá trị của Tài sản cố định đưa đi trao đổi lớn hơn giá trị của Tài sản cố định nhận được do trao đổi, khi nhận được tiền từ bên có Tài sản cố định trao đổi, ghi:
  • Nợ các Tài khoản 111, 112 (số tiền đã thu thêm).
  • Có vào Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng.

• Trường hợp phải trả thêm tiền do giá trị hợp lý của Tài sản cố định đưa đi trao đổi nhỏ hơn giá trị hợp lý của Tài sản cố định nhận được do trao đổi, khi trả tiền cho bên có Tài sản cố định trao đổi, ghi:
  • Nợ Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng.
  • Có các Tài khoản 111, 112,…

Trường hợp mua Tài sản cố định hữu hình là nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất, đưa vào sử dụng ngay cho hoạt động Sản xuất Kinh doanh, ghi:

• Nợ Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá – chi tiết nhà cửa, vật kiến trúc).
• Nợ Tài khoản 213 – Tài sản vô hình (nguyên giá – chi tiết quyền sử dụng đất).
• Nợ Tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
• Có các Tài khoản 111, 112, 331,…

Trường hợp Tài sản cố định hữu hình tăng do đầu tư Xây dựng cơ bản (XDCB) hoàn thành:

Khi công trình hoặc hạng mục công trình XDCB hoàn thành và đã được bàn giao đưa vào sử dụng, nhưng chưa được duyệt quyết toán vốn đầu tư, doanh nghiệp sẽ căn cứ vào chi phí đầu tư XDCB thực tế để tạm tính nguyên giá và hạch toán tăng, giảm Tài sản cố định (để có cơ sở tính và trích khấu hao Tài sản cố định đưa vào sử dụng). Sau khi quyết toán vốn đầu tư XDCB được duyệt, nếu có chênh lệch so với giá trị Tài sản cố định đã tạm tính, kế toán sẽ điều chỉnh tăng, giảm số chênh lệch đó.

• Trường hợp quá trình đầu tư XDCB được hạch toán trên cùng hệ thống sổ kế toán của doanh nghiệp:
  • Khi công tác XDCB hoàn thành và được nghiệm thu, bàn giao tài sản vào sử dụng cho sản xuất, kinh doanh, kế toán sẽ ghi nhận Tài sản cố định, ghi:
    • Nợ Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá).
    • Có Tài khoản 241 – Xây dựng cơ bản dở dang.
  • Nếu tài sản hình thành qua đầu tư không thoả mãn các tiêu chuẩn ghi nhận Tài sản cố định hữu hình theo quy định của chuẩn mực kế toán Tài sản cố định hữu hình, kế toán sẽ ghi:
    • Nợ các Tài khoản 152, 153 (nếu là vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho).
    • Có Tài khoản 241 – XDCB dở dang.
• Trường hợp quá trình đầu tư XDCB không hạch toán trên cùng hệ thống sổ kế toán của doanh nghiệp (doanh nghiệp chủ đầu tư có BQLDA tổ chức kế toán riêng để theo dõi quá trình đầu tư XDCB). Khi nhận bàn giao công trình, chủ đầu tư sẽ ghi:
  • • Nợ các Tài khoản 111, 112, 152, 153, 211, 213.
    • Có Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ.
    • Có các Tài khoản 331, 333,… (nhận nợ phải trả nếu có).

• Nếu Tài sản cố định được đầu tư bằng nguồn vốn đầu tư XDCB và sau khi quyết toán được duyệt có quyết định của cơ quan có thẩm quyền, kế toán sẽ ghi tăng vốn đầu tư của chủ sở hữu, ghi:
  • Nợ Tài khoản 441 – Nguồn vốn đầu tư XDCB.
  • Có Tài khoản 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu.
• Trường hợp sau khi quyết toán, nếu có chênh lệch giữa giá trị quyết toán và giá trị tạm tính, kế toán sẽ điều chỉnh nguyên giá Tài sản cố định, ghi:
  • Trường hợp điều chỉnh giảm nguyên giá, ghi:
    • Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (số phải thu hồi không được quyết toán).
    • Có Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình.
  • Trường hợp điều chỉnh tăng nguyên giá Tài sản cố định, ghi:
    • Nợ các Tài khoản 211, 213, 217, 1557.
    • Có các Tài khoản liên quan.

Trong trường hợp Tài sản cố định được nhận do điều động nội bộ Tổng công ty mà không có thanh toán tiền, kế toán sẽ ghi:

• Nợ Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá).
• Có Tài khoản 214 – Hao mòn Tài sản cố định (giá trị hao mòn).
• Có các Tài khoản 336, 411 (giá trị còn lại).

Trong trường hợp sử dụng kinh phí sự nghiệp hoặc kinh phí dự án để đầu tư, mua sắm Tài sản cố định, khi Tài sản cố định mua sắm hoặc đầu tư hoàn thành và đưa vào sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án, kế toán sẽ ghi:

• Nợ Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình.
• Có các Tài khoản 111, 112 (nếu có chi phí mua sắm, đầu tư).
• Có Tài khoản 241 – XDCB dở dang.
• Có Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán.
• Có Tài khoản 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612).

Đồng thời, kế toán ghi nhận tăng nguồn kinh phí đã hình thành Tài sản cố định:

• Nợ Tài khoản 161 – Chi sự nghiệp (1612).
• Có Tài khoản 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành Tài sản cố định.

Nếu có rút dự toán mua Tài sản cố định, doanh nghiệp cần chủ động theo dõi và ghi chép thông tin tương ứng trong phần thuyết minh của Báo cáo tài chính.

Trong trường hợp đầu tư, mua sắm Tài sản cố định bằng quỹ phúc lợi và khi hoàn thành đưa vào sử dụng cho hoạt động văn hóa, phúc lợi, kế toán sẽ ghi:

• Nợ Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình (tổng giá thanh toán).
• Có các Tài khoản 111, 112, 331, 3411,… tương ứng với các chi phí liên quan.

Đồng thời, kế toán ghi:

• Nợ Tài khoản 3532 – Quỹ phúc lợi.
• Có Tài khoản 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành Tài sản cố định.

Chi phí phát sinh sau ghi nhận ban đầu liên quan đến TSCĐ hữu hình như sửa chữa, cải tạo, nâng cấp:

• Khi phát sinh chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp Tài sản cố định hữu hình sau khi ghi nhận ban đầu, kế toán sẽ ghi:
  • Nợ Tài khoản 241 – Xây dựng cơ bản dở dang.
  • Nợ Tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332) (nếu có).
  • Có các Tài khoản 112, 152, 331, 334,… tương ứng với các chi phí liên quan.
• Khi công việc sửa chữa, cải tạo, nâng cấp Tài sản cố định hoàn thành và đưa vào sử dụng, kế toán sẽ ghi nhận như sau:
  • Nếu thoả mãn các điều kiện để ghi tăng nguyên giá Tài sản cố định hữu hình, kế toán sẽ ghi:
    • Nợ Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình.
    • Có Tài khoản 241 – Xây dựng cơ bản dở dang.
  • Nếu không thoả mãn các điều kiện để ghi tăng nguyên giá Tài sản cố định hữu hình, kế toán sẽ ghi:
    • Nợ các Tài khoản 623, 627, 641, 642 (nếu giá trị nhỏ).
    • Nợ Tài khoản 242 – Chi phí trả trước (nếu giá trị lớn phải phân bổ dần).
    • Có Tài khoản 241 – Xây dựng cơ bản dở dang.

Kế toán giảm Tài sản cố định hữu hình

Khi Tài sản cố định hữu hình của doanh nghiệp giảm, có một số trường hợp như nhượng bán, thanh lý, mất mát, phát hiện thiếu khi kiểm kê, đem góp vốn liên doanh, điều chuyển cho doanh nghiệp khác, tháo dỡ một hoặc một số bộ phận, kế toán phải tuân thủ quy trình và thực hiện đầy đủ các thủ tục. Đồng thời, phải xác định chính xác những khoản thiệt hại và thu nhập (nếu có) liên quan đến việc giảm Tài sản cố định hữu hình. Dựa trên các chứng từ tương ứng, kế toán sẽ thực hiện ghi sổ theo từng trường hợp cụ thể như sau:

Trong trường hợp nhượng bán Tài sản cố định (TSCĐ) dùng vào sản xuất, kinh doanh hoặc sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án

Thường là những TSCĐ không cần thiết hoặc không mang lại hiệu quả kinh tế, doanh nghiệp phải tuân thủ đầy đủ các thủ tục theo quy định của pháp luật. Khi tiến hành nhượng bán TSCĐ hữu hình, doanh nghiệp cần căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ và các chứng từ liên quan để thực hiện các bước sau:

Trong trường hợp nhượng bán Tài sản cố định (TSCĐ) dùng vào sản xuất, kinh doanh, doanh nghiệp ghi nhận các khoản nợ và có như sau:

• Ghi nợ vào các tài khoản:
  • Nợ các Tài khoản 111, 112, 131,… (tương ứng với các khoản phải thu từ khách hàng)
  • Có Tài khoản 711 – Thu nhập khác (giá trị bán chưa bao gồm thuế GTGT)
  • Có Tài khoản 3331 – Thuế giá trị gia tăng phải nộp (33311).

Nếu không thể tách ngay được số tiền thuế GTGT, thu nhập khác sẽ bao gồm cả số tiền thuế GTGT. Định kỳ, kế toán sẽ ghi giảm khoản thu nhập khác tương ứng với số tiền thuế GTGT phải nộp.

• Dựa vào Biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán ghi giảm TSCĐ đã nhượng bán bằng các bút toán sau:
  • Nợ Tài khoản 214 – Hao mòn TSCĐ (2141) (giá trị đã hao mòn)
  • Nợ Tài khoản 811 – Chi phí khác (giá trị còn lại)
  • Có Tài khoản 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá).
• Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình nhượng bán TSCĐ sẽ được phản ánh vào phía Nợ của Tài khoản 811 – Chi phí khác.

Trong trường hợp nhượng bán Tài sản cố định (TSCĐ) hữu hình dùng vào hoạt động sự nghiệp, dự án, kế toán sẽ thực hiện các bước ghi nhận như sau:

• Căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ để ghi giảm TSCĐ đã nhượng bán:
  • Nợ Tài khoản 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại)
  • Nợ Tài khoản 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị đã hao mòn)
  • Có Tài khoản 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá).
• Số tiền thu và chi liên quan đến quá trình nhượng bán TSCĐ hữu hình sẽ được ghi vào các tài khoản liên quan theo quy định của cơ quan có thẩm quyền. Các tài khoản này có thể bao gồm các Tài khoản thu thuế, phải trả thuế, thu nhập khác, chi phí liên quan, tùy theo quy định và yêu cầu của cơ quan quản lý.

Trong trường hợp nhượng bán Tài sản cố định (TSCĐ) hữu hình dùng vào hoạt động văn hóa, phúc lợi, kế toán sẽ thực hiện các bước ghi nhận như sau:

• Căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ để ghi giảm TSCĐ đã nhượng bán:
  • Nợ Tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3533) (giá trị còn lại)
  • Nợ Tài khoản 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị đã hao mòn)
  • Có Tài khoản 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá).
• Đồng thời, phản ánh số tiền thu về từ việc nhượng bán TSCĐ:
  • Nợ các Tài khoản 111, 112,… (tùy thuộc vào loại thu nhập)
  • Có Tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532)
  • Có Tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3331) (nếu có).
• Nếu có chi phí liên quan đến quá trình nhượng bán TSCĐ, phản ánh số tiền chi về:
  • Nợ Tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532)
  • Có các Tài khoản 111, 112,… (tùy thuộc vào loại chi phí).

Trong trường hợp thanh lý Tài sản cố định (TSCĐ), kế toán sẽ thực hiện ghi sổ như trong trường hợp nhượng bán TSCĐ.

• Căn cứ vào Biên bản thanh lý và các chứng từ liên quan, kế toán ghi sổ theo từng trường hợp cụ thể:
  • Nếu có thu từ việc thanh lý TSCĐ, ghi Nợ các Tài khoản 111, 112,… và Có Tài khoản liên quan đến quỹ, nguồn tài chính nhận thu.
  • Nếu có chi liên quan đến việc thanh lý TSCĐ, ghi Nợ các Tài khoản liên quan đến chi phí và Có các Tài khoản 111, 112,…
• Lập Biên bản thanh lý TSCĐ theo mẫu quy định. Biên bản này được lập thành 2 bản, một bản chuyển cho phòng kế toán để theo dõi ghi sổ, và một bản giao cho bộ phận quản lý, sử dụng TSCĐ.

Khi góp vốn vào công ty con, liên doanh, liên kết bằng Tài sản cố định (TSCĐ) hữu hình, kế toán sẽ thực hiện ghi sổ như sau:

• Nợ các Tài khoản 221, 222 theo giá trị đánh giá lại của TSCĐ góp vốn.
• Nợ Tài khoản 214 – Hao mòn TSCĐ với số tiền đã khấu hao trước đó.
• Nợ Tài khoản 811 – Chi phí khác với số chênh lệch giữa giá trị đánh giá lại của TSCĐ (nếu nhỏ hơn) và giá trị còn lại của TSCĐ.
• Có Tài khoản 211 – TSCĐ hữu hình với giá trị nguyên gốc của TSCĐ góp vốn.
• Có Tài khoản 711 – Thu nhập khác với số chênh lệch giữa giá trị đánh giá lại của TSCĐ (nếu lớn hơn) và giá trị còn lại của TSCĐ.

Khi kế toán phát hiện thừa hoặc thiếu TSCĐ hữu hình

Việc hạch toán sẽ được thực hiện căn cứ vào “Biên bản kiểm kê TSCĐ” và kết luận của Hội đồng kiểm kê. Kế toán sẽ xác định nguyên nhân cụ thể gây ra tình trạng thừa hoặc thiếu TSCĐ, sau đó thực hiện hạch toán chính xác và kịp thời như sau:

TSCĐ phát hiện thừa

• Trường hợp TSCĐ phát hiện thừa do để ngoài sổ sách (chưa ghi sổ), kế toán sẽ căn cứ vào hồ sơ TSCĐ để ghi tăng TSCĐ theo từng trường hợp cụ thể. Hạch toán như sau:
  • Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình
  • Có các TK 241, 331, 338, 411,…

• Trường hợp TSCĐ thừa đang sử dụng, kế toán sẽ ghi tăng TSCĐ hữu hình và xác định giá trị hao mòn dựa trên nguyên giá và tỷ lệ khấu hao. Đồng thời, trích bổ sung khấu hao TSCĐ hoặc trích bổ sung hao mòn đối với TSCĐ được sử dụng cho hoạt động phúc lợi, sự nghiệp, dự án. Hạch toán như sau:
  • Nợ các TK Chi phí sản xuất, kinh doanh (TSCĐ dùng cho SXKD)
  • Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (dùng cho phúc lợi)
  • Nợ TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (dùng cho SN, DA)
  • Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ (2141).
• Nếu TSCĐ phát hiện thừa được xác định là TSCĐ của doanh nghiệp khác, kế toán phải báo ngay cho doanh nghiệp chủ tài sản đó. Nếu không xác định được doanh nghiệp chủ tài sản, kế toán phải báo ngay cho cơ quan cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp (nếu là DNNN) để xử lý. Trong thời gian chờ xử lý, kế toán sẽ căn cứ vào tài liệu kiểm kê, tạm thời theo dõi và giữ hộ.

Đối với TSCĐ phát hiện thiếu, kế toán sẽ truy cứu nguyên nhân, xác định người chịu trách nhiệm và xử lý theo chế độ tài chính hiện hành.

Trường hợp có quyết định xử lý ngay, căn cứ vào “Biên bản xử lý TSCĐ thiếu” đã được duyệt và hồ sơ TSCĐ, kế toán sẽ xác định chính xác nguyên giá và giá trị hao mòn của TSCĐ đó làm căn cứ để ghi giảm TSCĐ và xử lý vật chất phần giá trị còn lại của TSCĐ. Tuỳ thuộc vào quyết định xử lý, kế toán ghi như sau:

• Đối với TSCĐ thiếu dùng vào sản xuất, kinh doanh:
  • Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
  • Nợ các TK 111, 112, 334, 138 (1388) (nếu người có lỗi phải bồi thường)
  • Nợ TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu (nếu được phép ghi giảm vốn)
  • Nợ TK 811 – Chi phí khác (nếu doanh nghiệp chịu tổn thất)
  • Có TK 211 – TSCĐ hữu hình.

• Đối với TSCĐ thiếu dùng vào hoạt động sự nghiệp, dự án:
  • Phản ánh giảm TSCĐ, ghi:
    • Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
    • Nợ TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại)
    • Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá).
  • Phản ánh phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu và thu hồi theo quyết định xử lý, ghi:
    • Nợ các TK 111, 112 (nếu thu tiền)
    • Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (trừ vào lương của người lao động)
    • Có các TK liên quan (tuỳ theo quyết định xử lý).
• Đối với TSCĐ thiếu chưa xác định được nguyên nhân chờ xử lý:
• Đối với TSCĐ thiếu dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh:
  • Phản ánh giảm TSCĐ đối với phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu, ghi:
    • Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (2141) (giá trị hao mòn)
    • Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381) (giá trị còn lại)
    • Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá).
  • Khi có quyết định xử lý giá trị còn lại của TSCĐ thiếu, ghi:
    • Nợ các TK 111, 112 (tiền bồi thường)
    • Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (nếu người có lỗi phải bồi thường)
    • Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (trừ vào lương của người lao động)
    • Nợ TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu (nếu được phép ghi giảm vốn)
    • Nợ TK 811 – Chi phí khác (nếu doanh nghiệp chịu tổn thất)
    • Có TK 138 – Phải thu khác (1381).

Đối với TSCĐ hữu hình dùng cho sản xuất, kinh doanh, nếu không đủ tiêu chuẩn ghi nhận theo quy định phải chuyển thành công cụ, dụng cụ

• Nợ các TK 623, 627, 641, 642 (nếu giá trị còn lại nhỏ)
• Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (nếu giá trị còn lại lớn phải phân bổ dần)
• Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
• Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá TSCĐ).

Kế toán giao dịch bán và thuê lại TSCĐ hữu hình là thuê hoạt động (xem quy định ở TK 811 hoặc 711).

Kế toán xử lý Tài sản cố định hữu hình khi kiểm kê tại thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp để cổ phần hóa doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước

Kế toán kết quả kiểm kê tài sản: Khi nhận được thông báo hoặc quyết định cổ phần hóa của cơ quan có thẩm quyền, doanh nghiệp cổ phần hóa có trách nhiệm kiểm kê, phân loại TSCĐ hữu hình doanh nghiệp đang quản lý, sử dụng tại thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp.

• Trường hợp thiếu TSCĐ hữu hình, ghi:
  • Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (giá trị còn lại của TSCĐ thiếu)
  • Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn tích lũy)
  • Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá TSCĐ).
• Trường hợp phát sinh thừa TSCĐ: Doanh nghiệp tự theo dõi và ghi chép trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính về các tài sản phát hiện thừa trong quá trình kiểm kê. Sau đó, ghi vào các tài khoản có liên quan trong Bảng Cân đối kế toán sau khi điều tra nguyên nhân và có quyết định xử lý từ cấp có thẩm quyền.

Khi xử lý TSCĐ hữu hình thừa hoặc thiếu trong quá trình kiểm kê

Doanh nghiệp cần tiến hành phân tích và làm rõ nguyên nhân gây ra tình trạng này. Đồng thời, xác định trách nhiệm của tổ chức và cá nhân liên quan để thực hiện các biện pháp bồi thường trách nhiệm vật chất theo quy định hiện hành.

• Đối với tài sản phát hiện thiếu qua kiểm kê, căn cứ vào “Biên bản xử lý tài sản thừa, thiếu qua kiểm kê”, kế toán ghi:
  • Nợ TK 111 – Tiền mặt (cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường)
  • Nợ TK 1388 – Phải thu khác (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)
  • Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (nếu trừ vào lương của người lao động phạm lỗi)
  • Nợ TK 811 – Chi phí khác (phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu qua kiểm kê tính vào tổn thất của doanh nghiệp)
  • Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.

• Đối với TSCĐ hữu hình phát hiện thừa qua kiểm kê, căn cứ vào “Biên bản xử lý tài sản thừa, thiếu qua kiểm kê”, kế toán ghi:
  • Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết
  • Có TK 331 – Phải trả cho người bán (nếu tài sản thừa thuộc sở hữu của người bán)
  • Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388)
  • Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu (đối với TSCĐ hữu hình thừa không xác định được nguyên nhân và không tìm được chủ sở hữu).

Trường hợp nhượng bán tài sản không cần dùng, tài sản ứ đọng, chờ thanh lý, kế toán ghi:

• Để phản ánh số thu về nhượng bán, thanh lý TSCĐ không cần dùng, TSCĐ chờ thanh lý, kế toán ghi như sau:
  • Nợ các TK 111, 112, 131
  • Có TK 711 – Thu nhập khác
  • Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).

• Để phản ánh chi phí về nhượng bán, thanh lý TSCĐ không cần dùng, TSCĐ chờ thanh lý, kế toán ghi như sau:
  • Nợ TK 811 – Chi phí khác
  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
  • Có các TK 111, 112, 331.

• Để phản ánh giảm TSCĐ đã nhượng bán, thanh lý, kế toán ghi như sau:
  • Nợ TK 811 – Chi phí khác (giá trị còn lại)
  • Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ
  • Có TK 211 – TSCĐ hữu hình.

Trường hợp doanh nghiệp chuyển giao TSCĐ hữu hình không cần dùng, chờ thanh lý theo quy định của pháp luật, kế toán ghi như sau:

• Nợ TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu
• Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ
• Có TK 211 – TSCĐ hữu hình.

Kế toán chuyển giao tài sản là các công trình phúc lợi

• Trường hợp chuyển giao nhà ở cán bộ, công nhân viên đầu tư bằng nguồn Quỹ phúc lợi của doanh nghiệp cho cơ quan nhà đất của địa phương để quản lý, kế toán ghi như sau:
  • Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại)
  • Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị còn lại)
  • Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá).

• Đối với tài sản là công trình phúc lợi được đầu tư bằng nguồn vốn nhà nước, nếu doanh nghiệp cổ phần hóa sử dụng cho mục đích kinh doanh, kế toán ghi như sau:
  • Nợ TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
  • Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu.

Kế toán giá trị TSCĐ hữu hình được đánh giá lại khi xác định giá trị doanh nghiệp

Căn cứ vào hồ sơ xác định lại giá trị doanh nghiệp, doanh nghiệp điều chỉnh lại giá trị TSCĐ hữu hình theo nguyên tắc sau: Chênh lệch tăng giá trị còn lại của TSCĐ được ghi nhận vào bên Có của TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản; Chênh lệch giảm giá trị còn lại của TSCĐ được ghi nhận vào bên Nợ của TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản và phải chi tiết khoản chênh lệch này theo từng TSCĐ.

• Trường hợp TSCĐ đánh giá lại có giá trị cao hơn giá trị ghi sổ kế toán và nguyên giá TSCĐ, hao mòn luỹ kế đánh giá lại tăng so với giá trị ghi sổ, kế toán ghi:
  • Nợ TK 211 – Nguyên giá TSCĐ (phần đánh giá tăng)
  • Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ (phần đánh giá tăng)
  • Có TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản (giá trị TSCĐ tăng thêm).

• Trường hợp TSCĐ đánh giá lại có giá trị thấp hơn giá trị ghi sổ kế toán và nguyên giá TSCĐ, hao mòn luỹ kế đánh giá lại giảm so với giá trị ghi sổ, kế toán ghi:
  • Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (phần đánh giá giảm)
  • Nợ TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản (phần giá trị TSCĐ giảm đi)
  • Có TK 211 – Nguyên giá TSCĐ (phần đánh giá giảm).

Doanh nghiệp trích khấu hao TSCĐ theo nguyên giá mới sau khi đã điều chỉnh giá trị do đánh giá lại.

Bàn giao TSCĐ cho công ty cổ phần

• Trường hợp cổ phần hóa doanh nghiệp độc lập: Kế toán thực hiện các thủ tục bàn giao theo đúng qui định hiện hành về bàn giao tài sản, nợ phải trả và nguồn vốn cho công ty cổ phần. Toàn bộ chứng từ kế toán, sổ kế toán và Báo cáo tài chính của doanh nghiệp cổ phần hóa thuộc diện phải lưu trữ được chuyển giao cho công ty cổ phần để lưu trữ tiếp tục.

• Trường hợp cổ phần hóa doanh nghiệp phụ thuộc của Công ty Nhà nước độc lập, Tập đoàn, Tổng công ty, Công ty mẹ, Công ty thành viên hạch toán độc lập của Tổng Công ty: Khi bàn giao tài sản, nợ phải trả và nguồn vốn cho công ty cổ phần, căn cứ vào biên bản bàn giao tài sản, các phụ lục chi tiết về tài sản bàn giao cho công ty cổ phần và các chứng từ, sổ kế toán có liên quan, kế toán phản ánh giá trị TSCĐ hữu hình bàn giao cho công ty cổ phần, ghi:
  • Nợ TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu
  • Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (phần đã hao mòn)
  • Có TK 211 – TSCĐ hữu hình.

Thông qua bài viết này, chúng tôi đã cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC. Việc hiểu rõ và áp dụng đúng quy trình kế toán cho tài khoản này là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công tác kế toán của doanh nghiệp.

Chúng tôi rất vui lòng được tiếp nhận bất kỳ câu hỏi hay thắc mắc nào từ phía các độc giả. Hãy để lại câu hỏi hoặc ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi tại SIS sẽ sẵn lòng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của bạn. Chúng tôi hy vọng rằng thông tin đã được chia sẻ trong bài viết này đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan về quy trình kế toán cho Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình và mang lại cho bạn những kiến thức hữu ích để áp dụng trong công việc hàng ngày của mình. Xin chân thành cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết và hãy tiếp tục theo dõi các bài viết của chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất về kế toán và quản lý tài chính.