Hướng dẫn ghi sổ tài khoản 141 – Tạm ứng

Hướng dẫn ghi sổ tài khoản 141 - Tạm ứng

Hướng dẫn ghi sổ tài khoản 141 – Tạm ứng

Với mục tiêu hỗ trợ bạn trong việc thực hiện công việc kế toán theo quy định chi tiết của Thông tư 200/2014/TT-BTC về hạch toán tài khoản 141 – Tạm ứngBlog Phanmemketoan.net mong muốn chia sẻ với bạn những thông tin chi tiết về tài khoản này và cung cấp hướng dẫn đầy đủ về từng bước thực hiện hạch toán liên quan. Chúng tôi tin rằng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình kế toán cho tài khoản 141 và áp dụng một cách hiệu quả trong công việc hàng ngày. Hãy tiếp tục đọc để khám phá những kiến thức hữu ích này và nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn thêm. Hãy cùng S.I.S Việt Nam khám phá tài khoản này ngay nhé.

Nguyên tắc kế toán Tài khoản 141

Nguyên tắc kế toán Tài khoản 141
Nguyên tắc kế toán Tài khoản 141

Nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 141 (Tạm ứng) trong doanh nghiệp được quy định theo Khoản 1, Điều 22 của Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:

  • Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cung cấp cho người lao động trong doanh nghiệp và ghi nhận tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
  • Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư mà doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng nhằm thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính), họ phải được Giám đốc chỉ định bằng văn bản.
  • Người nhận tạm ứng (có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số tiền đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ.
  • Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng. Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số tạm ứng đã nhận và số tạm ứng đã sử dụng (nếu có). Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số tiền nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số tiền còn thiếu.
  • Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau. Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 141

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 141
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 141

Theo khoản 2 Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC, kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 141 (Tạm ứng) trong doanh nghiệp được quy định như sau:

Bên Nợ

Ghi chép các khoản tiền, vật tư đã được tạm ứng cho người lao động của doanh nghiệp. Đây là phần ghi nhận số tiền doanh nghiệp đã cung cấp tạm ứng cho nhân viên hoặc người lao động để hỗ trợ thực hiện các nhiệm vụ công việc đã được phê duyệt.

Bên Có

  • Ghi chép các khoản tạm ứng đã được thanh toán. Đây là phần ghi nhận các khoản tạm ứng mà người lao động đã sử dụng và thanh toán lại cho doanh nghiệp.
  • Ghi chép số tiền tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc tính trừ vào lương. Đây là phần ghi nhận số tiền tạm ứng mà người lao động không sử dụng hết, nên phải hoàn trả lại cho doanh nghiệp (nếu chưa sử dụng) hoặc doanh nghiệp sẽ trừ vào lương của người lao động (nếu đã sử dụng).
  • Ghi chép các khoản vật tư sử dụng không hết nhập lại kho. Đây là phần ghi nhận các khoản vật tư mà người lao động đã tạm ứng nhưng không sử dụng hết, do đó doanh nghiệp sẽ thu hồi lại và nhập lại vào kho.

Số dư bên Nợ

Phản ánh số tiền tạm ứng chưa thanh toán. Đây là phần ghi nhận số tiền tạm ứng mà người lao động vẫn chưa trả lại cho doanh nghiệp sau khi đã sử dụng.

Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu tài khoản 141

Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu tài khoản 141
Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu tài khoản 141

Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu đối với tài khoản 141 (Tạm ứng) được thực hiện dựa trên quy định của khoản 3 Điều 22 Thông tư 200/2014/TT-BTC. Dưới đây là các giao dịch kinh tế chủ yếu liên quan đến tài khoản 141 và cách thực hiện kế toán cho từng giao dịch:

Ghi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động trong doanh nghiệp

  • Giao dịch: Khi doanh nghiệp cung cấp tiền hoặc vật tư tạm ứng cho người lao động để thực hiện công việc.
  • Kế toán: Ghi Nợ vào tài khoản 141 – Tạm ứng và ghi Có vào tài khoản liên quan như 111 – Tiền mặt, 112 – Tiền gửi ngân hàng, hoặc 152 – Nguyên liệu, vật liệu, tùy thuộc vào loại tạm ứng cung cấp.

Thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng

  • Giao dịch: Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng và đính kèm các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán số tiền tạm ứng.
  • Kế toán: Ghi Nợ vào các tài khoản liên quan như 152 – Nguyên liệu, vật liệu, 153 – Công cụ, dụng cụ, 156 – Tài sản dở dang, 241 – Hàng tồn kho, 331 – Tiền đặt cọc, 621 – Chi phí tiêu hao sản xuất, 623 – Chi phí bán hàng, 627 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, 642 – Chi phí quản lý kinh doanh, tùy thuộc vào mục đích sử dụng tạm ứng. Đồng thời, ghi Có vào tài khoản 141 – Tạm ứng.

Khi số tiền tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng

  • Giao dịch: Khi số tiền tạm ứng không sử dụng hết, doanh nghiệp thu hồi lại số tiền đó hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng.
  • Kế toán: Ghi Nợ vào các tài khoản liên quan như 111 – Tiền mặt, 152 – Nguyên liệu, vật liệu, hoặc 334 – Phải trả người lao động, tùy thuộc vào cách quyết toán số tiền tạm ứng. Đồng thời, ghi Có vào tài khoản 141 – Tạm ứng.

Trường hợp số tiền chi thực tế đã được duyệt lớn hơn số tiền đã nhận tạm ứng

  • Giao dịch: Khi số tiền chi thực tế lớn hơn số tiền đã nhận tạm ứng, doanh nghiệp sẽ lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng.
  • Kế toán: Ghi Nợ vào các tài khoản liên quan như 152 – Nguyên liệu, vật liệu, 153 – Công cụ, dụng cụ, 156 – Tài sản dở dang, 241 – Hàng tồn kho, 621 – Chi phí tiêu hao sản xuất, 622 – Chi phí bán hàng, 627 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, tùy thuộc vào mục đích sử dụng tạm ứng. Đồng thời, ghi Có vào tài khoản 111 – Tiền mặt.

Thông qua bài viết này, Blog.phanmemketoan.net đã cung cấp hướng dẫn về cách kế toán cho Tài khoản 141 – Tạm ứng theo thông tư 200.

Nếu bạn đọc có bất kỳ câu hỏi nào, hãy liên hệ tới Hotline: 0912.210.210. Đội ngũ chuyên gia của S.I.S Việt Nam sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc từ phía độc giả.

Chia sẻ