Tài khoản 138 - Phải thu khác: Hướng dẫn cách ghi sổ chi tiết

Hướng dẫn ghi sổ Tài khoản 138: Phải thu khác

Với mục tiêu hỗ trợ bạn trong việc thực hiện công việc kế toán theo quy định chi tiết của Thông tư 200/2014/TT-BTC về hạch toán tài khoản 138 – Phải thu khác, Blog Phanmemketoan.net mong muốn chia sẻ với bạn những thông tin chi tiết về tài khoản này và cung cấp hướng dẫn đầy đủ về từng bước thực hiện hạch toán liên quan. Chúng tôi tin rằng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình kế toán cho tài khoản 138 và áp dụng một cách hiệu quả trong công việc hàng ngày. Hãy tiếp tục đọc để khám phá những kiến thức hữu ích này và nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn thêm. Hãy cùng S.I.S Việt Nam khám phá tài khoản này ngay nhé.

Nguyên tắc kế toán Tài khoản 138

Tài khoản 138 – “Phải thu khác” được sử dụng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở các tài khoản phải thu khác (TK 131, 136) và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu này. Dưới đây là mô tả các nội dung chủ yếu của tài khoản 138:

Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý: Có những trường hợp doanh nghiệp phát hiện có tài sản thiếu nhưng chưa rõ nguyên nhân gây ra. Các khoản tiền này phải được ghi nhận vào tài khoản 138 đồng thời ghi chú để chờ xác định và xử lý sau này.
Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) gây ra đã được xử lý bắt buộc thường xuyên bằng việc thực hiện bồi thường: Trong quá trình kinh doanh, doanh nghiệp có thể gặp phải các tổn thất, hư hỏng vật tư, hàng hóa do cá nhân, tập thể hoặc các bên liên quan gây ra. Khi đã có quyết định bồi thường và số tiền phải thu đã xác định, doanh nghiệp ghi nhận vào tài khoản 138.
Các khoản cho bên khác mượn bằng tài sản phi tiền tệ (nếu cho mượn bằng tiền thì phải kế toán là cho vay trên TK 1283): Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể cho bên khác mượn bằng tài sản phi tiền tệ như máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải,… Khi nhận được các khoản phải thu từ bên mượn, doanh nghiệp ghi nhận vào tài khoản 138.
Các khoản đã chi cho hoạt động sự nghiệp, chi dự án, chi đầu tư XDCB, chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi: Có những chi phí, khoản đầu tư đã thực hiện nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt hoặc không đạt yêu cầu chính sách nội bộ của doanh nghiệp, do đó phải thu hồi lại. Các khoản này được ghi nhận vào tài khoản 138.
Các khoản chi hộ phải thu hồi, như các khoản bên nhận uỷ thác xuất nhập khẩu chi hộ, cho bên giao uỷ thác xuất khẩu về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác, các khoản thuế,… Doanh nghiệp có thể thực hiện các khoản chi hộ liên quan đến xuất nhập khẩu, giám định hải quan, phí vận chuyển… Sau khi đã chi hộ, doanh nghiệp phải thu hồi lại các khoản này từ các bên liên quan và ghi nhận vào tài khoản 138.
Các khoản phải thu phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước: Trong quá trình cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước, có những khoản chi phí phát sinh liên quan như chi phí cổ phần hóa, trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hoá… Khi đã xác định và có khoản phải thu, doanh nghiệp ghi nhận vào tài khoản 138.
Tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính: Doanh nghiệp thường có các khoản tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận từ các khoản đầu tư tài chính. Khi có các khoản phải thu này, doanh nghiệp ghi nhận vào tài khoản 138 để theo dõi và thu hồi.
Các khoản phải thu khác ngoài các khoản trên: Ngoài các trường hợp đã nêu, tài khoản 138 còn ghi nhận các khoản phải thu khác chưa được phản ánh ở các tài khoản phải thu khác (TK 131, 136) và chưa được phân loại vào các tài khoản phải thu cụ thể khác.

Lưu ý rằng việc sử dụng và ghi nhận tài khoản 138 cần tuân thủ các quy định kế toán hiện hành và đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Do đó, bạn nên tìm hiểu kỹ các quy định và hướng dẫn cụ thể của quốc gia hoặc khu vực mà doanh nghiệp hoạt động.

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 138 – Phải thu khác

Tài khoản 138 – Phải thu khác được sử dụng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở các tài khoản phải thu khác (TK 131, 136) và các tài khoản cấp 2 liên quan. Dưới đây là mô tả kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 138 dựa trên thông tin đã cung cấp:

Bên Nợ (Phát hiện)

Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý: Phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân. Các khoản nợ này chờ quyết định và biện pháp xử lý sau này.
Tài khoản 1385 – Phải thu về cổ phần hóa: Phản ánh số tiền phải thu về cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước. Bao gồm các khoản phải thu liên quan đến chi phí cổ phần hóa, trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hoá.
Tài khoản 1388 – Phải thu khác: Phản ánh các khoản phải thu khác ngoài các khoản đã được phản ánh ở các tài khoản phải thu khác và các tài khoản cấp 2 trên. Bao gồm các khoản phải thu về tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận từ các hoạt động đầu tư tài chính, các khoản chi hộ phải thu hồi, các khoản nợ phải thu khác.

Bên Có (Giải quyết)

Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý.
Kết chuyển các khoản phải thu về cổ phần hóa vào các tài khoản liên quan.
Số tiền đã thu được về các khoản nợ phải thu khác.

Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ

Trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam: Các khoản phải thu bằng ngoại tệ được đánh giá lại theo tỷ giá mới.
Trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam: Các khoản phải thu bằng ngoại tệ được đánh giá lại theo tỷ giá mới.

Số dư bên Nợ

Phản ánh các khoản nợ phải thu khác chưa thu được.

Tài khoản 138 có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số tiền đã thu nhiều hơn số tiền phải thu (trường hợp cá biệt và trong chi tiết của từng đối tượng cụ thể).

Tài khoản 138 – Phải thu khác, có 3 tài khoản cấp 2

Tài khoản 1381 – “Tài sản thiếu chờ xử lý”

Phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân và còn chờ quyết định xử lý.
Chỉ hạch toán vào tài khoản 1381 trong trường hợp chưa xác định được nguyên nhân về thiếu, mất mát, hư hỏng tài sản của doanh nghiệp và phải chờ xử lý.
Trường hợp tài sản thiếu đã xác định được nguyên nhân và đã có biên bản xử lý ngay trong kỳ thì ghi vào các tài khoản liên quan, không hạch toán qua tài khoản 1381.

Tài khoản 1385 – “Phải thu về cổ phần hóa”

Phản ánh số tiền phải thu về cổ phần hóa mà doanh nghiệp đã chi ra, bao gồm các khoản chi phí cổ phần hoá và các khoản trợ cấp, hỗ trợ cho lao động trong quá trình cổ phần hóa.

Tài khoản 1388 – “Phải thu khác”

Phản ánh các khoản phải thu của doanh nghiệp ngoài phạm vi các khoản phải thu phản ánh ở các tài khoản 131, 133, 136 và các tài khoản 1381, 1385.
Bao gồm các khoản phải thu khác như tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia từ các hoạt động đầu tư tài chính; các khoản chi hộ phải thu hồi; các khoản nợ phải thu khác không nằm trong các tài khoản phải thu khác cụ thể.

Số dư bên Nợ của tài khoản 138 phản ánh các khoản nợ phải thu khác chưa được thu được. Tuy nhiên, tài khoản này cũng có thể có số dư bên Có trong trường hợp đã thu được nhiều hơn số phải thu, tuy đây là trường hợp cá biệt và trong chi tiết của từng đối tượng cụ thể.

Tài khoản 138 có vai trò quan trọng trong việc theo dõi và kiểm soát các khoản phải thu khác của doanh nghiệp. Việc kế toán và phân loại đúng các khoản phải thu vào các tài khoản tương ứng giúp cải thiện tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu Tài khoản 138

Phương pháp kế toán các giao dịch liên quan đến Tài khoản 138 – Phải thu khác được thực hiện bằng cách ghi nhận các giao dịch theo nguyên tắc ghi nợ (debit) và ghi có (credit) theo từng trường hợp cụ thể. Dưới đây là một số giao dịch kinh tế chủ yếu liên quan đến Tài khoản 138 và cách thực hiện kế toán:

Ghi nhận khoản phải thu vào Tài khoản 138

Khi doanh nghiệp ghi nhận các khoản phải thu khác như tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận từ các hoạt động đầu tư tài chính, các khoản nợ phải thu từ các hoạt động khác ngoài các Tài khoản 131, 133, 136, 1381 và 1385, ghi nhận vào Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388).

Ghi nhận thu hồi các khoản phải thu

Khi doanh nghiệp thu hồi tiền từ các khoản phải thu đã ghi nhận trước đó, ghi nợ các tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng (TK 111 hoặc 112) và ghi có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388).

Xử lý các khoản phải thu có nguyên nhân rõ ràng

Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với các khoản phải thu đã xác định được nguyên nhân và người chịu trách nhiệm, ghi nợ các tài khoản tương ứng với việc nhận tiền bồi thường hoặc hoàn trả (ví dụ: TK 111 – Tiền mặt, TK 112 – Tiền gửi ngân hàng) và ghi có Tài khoản 1388 – Phải thu khác (số phải bồi thường).

Xử lý các khoản phải thu không có khả năng thu hồi

Khi các khoản phải thu được xác định không có khả năng thu hồi, doanh nghiệp phải lập dự phòng cho khoản nợ này. Ghi nợ các tài khoản chi tiêu liên quan (ví dụ: TK 334 – Phải trả người lao động) và ghi có Tài khoản 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (TK 2293) hoặc các tài khoản dự phòng khác tùy theo chính sách của doanh nghiệp.

Xử lý bán các khoản phải thu cho công ty mua bán nợ

Khi doanh nghiệp bán các khoản phải thu cho công ty mua bán nợ, ghi nợ các tài khoản tương ứng với số tiền thu được từ việc bán khoản nợ (ví dụ: TK 111 – Tiền mặt hoặc TK 112 – Tiền gửi ngân hàng) và ghi có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388).

Xử lý chi phí cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước

Khi doanh nghiệp có chi phí cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước, ghi nợ Tài khoản 1385 – Phải thu về cổ phần hóa và ghi có các tài khoản chi tiêu liên quan (ví dụ: TK 111, TK 112, TK 152, TK 331) để phản ánh số phải thu về cổ phần hóa.

Đánh giá lại số dư ngoại tệ trong Tài khoản 138

Khi lập Báo cáo tài chính, số dư ngoại tệ trong Tài khoản 138 được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá Đồng Việt Nam, ghi nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388) và ghi có Tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131). Ngược lại, nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá Đồng Việt Nam, ghi nợ Tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131) và ghi có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388).

Ghi nhận các khoản cho mượn tài sản tạm thời

Khi doanh nghiệp cho mượn tài sản tạm thời cho bên thứ ba, ghi nợ các tài khoản tương ứng với các khoản tiền đang nợ (ví dụ: TK 152, TK 153, TK 155, TK 156…) và ghi có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388) để phản ánh số tiền bên thứ ba phải trả lại.

Ghi nhận các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi

Khi doanh nghiệp có các khoản chi hộ bên thứ ba, ghi nợ các tài khoản liên quan đến các khoản tiền đang nợ (ví dụ: TK 152, TK 153, TK 155, TK 156…) và ghi có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388) để phản ánh số tiền bên thứ ba phải trả lại.

Kế toán giao dịch ủy thác xuất – nhập khẩu tại bên nhận ủy thác

Khi bên nhận uỷ thác chi hộ cho bên giao uỷ thác

Ghi nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388) nếu bên giao ủy thác chưa ứng tiền.
Ghi nợ Tài khoản 3388 – Phải trả phải nộp khác (trừ vào tiền nhận của bên giao ủy thác).
Ghi có các tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng tương ứng.

Khi bên nhận uỷ thác xuất khẩu thanh toán bù trừ với các khoản đã chi hộ

Ghi nợ Tài khoản 338 – Phải trả khác (3388).
Ghi có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388).

Khi thu hồi tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận

Khi doanh nghiệp thu hồi tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận từ các hoạt động đầu tư tài chính, ghi nợ các tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng tương ứng (ví dụ: TK 111 hoặc TK 112) và ghi có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388).

Khi có quyết định xử lý nợ phải thu không có khả năng thu hồi

Ghi nợ Tài khoản 111 – Tiền mặt (số bồi thường của cá nhân, tập thể có liên quan).
Ghi nợ Tài khoản 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương).
Ghi nợ Tài khoản 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) nếu được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi.
Ghi nợ Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số hạch toán vào chi phí).
Ghi có Tài khoản 138 – Phải thu khác (1388 – Phải thu khác).

Đây là một số giao dịch kinh tế chủ yếu liên quan đến Tài khoản 138 – Phải thu khác. Các phương pháp kế toán này tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể và chính sách kế toán của doanh nghiệp. Do đó, trước khi áp dụng, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của chuyên gia kế toán để đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp luật và chính sách kế toán hiện hành.

Trên đây là hướng dẫn về cách ghi sổ Tài khoản 138 – Phải thu khác, một tài khoản quan trọng trong kế toán doanh nghiệp. Tài khoản này phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở các tài khoản phải thu khác và tình hình thanh toán các khoản nợ này.

Để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy trong việc ghi sổ tài khoản 138, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng các quy định về kế toán, pháp luật và chính sách kế toán hiện hành. Cần lưu ý truy tìm nguyên nhân và người phạm lỗi khi phát hiện thiếu tài sản để có biện pháp xử lý cụ thể và hạch toán chính xác vào tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.

Việc áp dụng phương pháp kế toán cho các giao dịch liên quan đến tài khoản 138 đòi hỏi sự chính xác, cẩn trọng và sự hiểu biết về quy trình kế toán. Ngoài ra, việc duyệt xem xét và kiểm tra bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong việc quản lý tài chính.

Nhờ sự đáng tin cậy của Tài khoản 138 – Phải thu khác, doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả các khoản nợ phải thu và đảm bảo tài chính ổn định. Việc tuân thủ đúng các nguyên tắc và phương pháp kế toán sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt và bền vững trong hành trình phát triển.